Accelerate your success at Colliers.
Why Colliers?
As one of Canada’s leading commercial real estate services firms, we are driven by our mission to accelerate success for our people, clients, and communities.
A career at Colliers gives you the opportunity to make an impact, advance your career, and collaborate with top-tier talent. Don’t just take our word for it – we’ve been recognized as a top employer on a number of prestigious lists, including Best Workplaces in Canada, Best Workplaces for Women, Best Workplaces with Most Trusted Executive Teams, among others.
**Il s'agit d'un poste sur site basé dans nos bureaux de Montréal (Québec)**
À propos du poste
Le groupe des Services d’affaires joue un rôle essentiel dans la gestion générale et le fonctionnement de nos bureaux. Les membres de ce groupe interagissent avec les employés de tous les secteurs d'activité et de tous les niveaux hiérarchiques, et contribuent de manière déterminante à l'expérience de nos clients et de nos employés au sein de nos bureaux.
Dans ce poste, votre priorité est le service à la clientèle; votre objectif est de mener à bien toutes les tâches qui vous sont confiées et vous appréciez les interactions avec des personnes de tous horizons au sein de l’organisation. Vous faites preuve de résilience, d’un état d’esprit axé sur l’entraide et d’une approche proactive dans tous les projets que vous menez. Vous êtes ouvert(e) aux nouveaux défis et faites preuve d’une attitude positive et professionnelle envers l’équipe et les parties prenantes.
Dans ce rôle, vous…
Assurez la gestion globale des opérations du bureau et le soutien logistique, y compris l’inventaire des fournitures et l’entretien des espaces communs.
Favorisez un environnement agréable et accueillant pour les clients et les employés, en apportant votre expertise en matière d’accueil.
Menez des initiatives internes visant à optimiser l’expérience sur le lieu de travail, à rationaliser les processus et à améliorer l’efficacité opérationnelle.
Assurez la conformité et la continuité en gérant les relations avec les fournisseurs et en veillant à ce que tous les contrats soient tenus à jour et classés.
Dirigez la supervision du bureau en tant que contact principal pour les employés et le propriétaire, en assurant une gestion fluide des espaces, du nettoyage et des services d’entretien; vous êtes chargé(e) de communiquer les annonces concernant le bâtiment et de servir de contact principal en cas d’escalade pour les questions liées aux espaces de bureau et aux opérations.
Dirigez les efforts de planification des évacuations d’urgence, y compris la coordination et la communication; vous êtes certifié(e) en secourisme pour fournir une assistance immédiate si nécessaire.
Collaborez avec les membres de l'équipe pour planifier et organiser des événements et des activités à l'échelle du bureau visant à renforcer l'esprit d'équipe et à redynamiser la culture d'entreprise.
Faites office d'adjoint(e) administratif(ve) auprès du directeur général du Courtage pour le Québec.
Réalisez des projets ponctuels selon les besoins.
Ce que vous apportez
Au moins 2 ans d'expérience pertinente, notamment dans des fonctions administratives et opérationnelles.
Excellentes compétences interpersonnelles et de communication, et capacité à travailler avec un groupe diversifié à tous les niveaux de l’organisation.
Grand souci du détail, très organisé(e) et fiable, avec une forte capacité à établir des priorités et à assurer le suivi, y compris la flexibilité et l’adaptabilité nécessaires pour travailler efficacement dans des situations en constante évolution.
Maîtrise de Microsoft Office : Word, Excel, PowerPoint et Outlook, avec une capacité avérée à apprendre rapidement d’autres programmes.
Solides compétences en planification d’événements, en administration de projets et en coordination.
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**this is an on-site position based out of our Montreal, QC office**
About the role
The Business Services group plays an integral part in the general management and operations of our office, interacting with employees across all business lines and levels of seniority and plays a key role in our clients’ and employee experience at the office.
In this role, you are client-service centric and have a bias for getting the job done and enjoy working with various people across the organization. You bring resilience, a “how can I help” mindset, and a proactive approach to all projects that you tackle. You welcome new challenges and bring a positive and professional attitude to the team and stakeholders.
In this role, you will…
Support overall management of office operations and logistical support, including inventory of supplies, and upkeep of common areas
Promote a delightful and inviting environment for clients and employees, providing reception expertise.
Spearhead internal initiatives to optimize workplace experience, streamline processes, and improve operational efficiency.
Drive compliance and continuity by managing vendor relationships and ensuring all contractual agreements are accurately maintained and organized
Lead property oversight as the primary contact for employees and landlord, ensuring smooth management of facilities, cleaning, and maintenance services; responsible for communicating building announcements and serving as primary escalation contact for office facilities and operational issues.
Lead emergency evacuation planning efforts, including coordination and communication; first aid certified to provide immediate assistance if needed.
Collaborate with team members to plan and execute office-wide events and activities focused on fostering a sense of community and revitalizing office culture.
Provide basic administrative assistance to the Managing Director of Brokerage for the Quebec Region
Undertake ad hoc projects as required.
What you’ll bring
2+ years of relevant experience, including administrative and operational duties
Excellent interpersonal and communication skills, ability to work with a diverse group at all levels of the organization.
Strong attention to detail, highly organized and dependable with strong ability to prioritize and follow-up, including being flexible and adapting to work effectively in changing situations
Proficient in Microsoft Office: Word, Excel, PowerPoint and Outlook, with demonstrated ability to learn other programs quickly.
Strong event planning/project administration and coordination skills.
#LI-AS1
#LI-Onsite
What we offer:
Innovative projects: Work on cutting-edge initiatives that shape our communities, drive our growth, and make a tangible impact.
Career growth: Advance your career and achieve your goals with industry-leading training and development programs.
Competitive benefits & compensation: Enjoy a comprehensive and flexible benefits package along with competitive compensation that rewards your contributions and supports your well-being.
Collaborative culture: Join our enterprising team where innovation thrives, collaboration is key, and our people are empowered to be their authentic selves and do their best work.
Diversity, Equity & Inclusion: Our robust North American Diversity & Inclusion Program features eight Employee Resource Groups (ERGs), where you can connect, learn, and contribute to a diverse and supportive community. Learn more: https://www.collierscanada.com/en-ca/careers/diversity-and-inclusion
Global network: Join a global team of 24,000 professionals across 70 countries, where you'll expand your network and learn from experts in a dynamic international community. Accelerate your career and enhance your expertise as you connect and collaborate with top talent around the world.
Applicants must be currently authorized to work in Canada on a full-time basis. The employer will not sponsor applicants for work visas.
Direct applicants only please, no agencies.
Colliers is an equal opportunity employer and values diversity in its workforce. Colliers encourages applications from all qualified individuals and will accommodate applicants' disability-related needs, up to the point of undue hardship, throughout all stages of the recruitment and selection process. If you require a disability-related accommodation to participate in the recruitment process, please contact the recruitment team by email at [email protected].
Colliers Montréal, Québec, CAN Office
Montréal, Canada
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What you need to know about the Montreal Tech Scene
Key Facts About Montreal Tech
- Number of Tech Workers: 255,000+ (2024, Tourisme Montréal)
- Major Tech Employers: SAP, Google, Microsoft, Cisco
- Key Industries: Artificial intelligence, machine learning, cybersecurity, cloud computing, web development
- Funding Landscape: $1.47 billion in venture capital funding in 2024 (BetaKit)
- Notable Investors: CIBC Innovation Banking, BDC Capital, Investissement Québec, Fonds de solidarité FTQ
- Research Centers and Universities: McGill University, Université de Montréal, Concordia University, Mila Quebec, ÉTS Montréal
