Spécialiste - Gestion documentaire - Specialist - Document management

Job Description SummaryLe Spécialiste — Gestion Documentaire relève du Gestionnaire Spécialiste — Gestion Documentaire. Il/Elle est responsable de la mise en œuvre de la gestion des documents selon le processus interne au niveau du projet. Il/Elle gère les livrables de la documentation du projet en utilisant les processus documentaire et l’outil de gestion. Il/Elle possède et tient à jour la liste des documents du projet. Le Spécialiste — Gestion Documentaire est responsable de son propre travail lié à la gestion de la qualité des documents relatifs au projet et de supporter l'équipe projet à livrer la documentation selon l’échéancier du projet.
The Specialist – Document Management reports to a Lead Specialist - Document Management. He/She is responsible to implement Document Management following internal process on a project level. He/She manages project documentation deliverables by using document control process and management system. He/She owns and maintains the project’s Master Document List. The Specialist – Document Management is accountable for his/her own work related to the quality management of documents on the project and for supporting the team in making schedule deadlines.

Job Description

Rôles et responsabilités :

Processus de gestion des documents & DMS

· Utilisation des procédures établies pour définir ou résoudre les problèmes liés à la définition et au déploiement du processus de gestion des documents dans le cadre d'un projet.

· Préparer la procédure de contrôle des documents du projet liée à la gestion des documents du projet

· Suivre les livrables de la documentation du projet

· Garantir la cohérence et la qualité de la documentation du projet

• Former les nouveaux utilisateurs au système de gestion de la documentation

• Fournir assistance aux utilisateurs du logiciel de contrôle des documents

• Créer et maintenir les listes de documents nécessaires au projet.

· Gérez toutes les transactions relatives aux documents du projet pour l'entreprise en veillant à ce que toutes les informations pertinentes soient correctement enregistrées dans le système de gestion des documents

Interface client/partenaire

· Aider le PED à assurer la liaison avec les clients et les partenaires afin de suivre les livrables de la documentation du projet

• Soumettre des documents au client

• Suivre les commentaires et les réponses des clients, ainsi que le renvoi des documents

• Gérer le statut de retour de la documentation du projet par les clients dans le système de gestion des documents

• Préparer la transmission avec une liste de livrables et des dates de soumission définies

• Enregistrer toute la documentation nécessaire dans le système

Qualifications requises :

• Maîtrise de l'anglais avancée

• Expérience minimale de 2 ans en gestion documentaire ou ingénierie

• Capacité et volonté de voyager à hauteur de 15 % du temps, y compris à l'international, et obligation de se conformer à toutes les politiques de l'entreprise en matière de voyages et de fiscalité.

Compétences souhaitées :

• Baccalauréat en documentation ou en ingénierie, ou d'une expérience équivalente

• Maîtrise du français avancée

• Expérience de contact direct avec les clients et les représentants des sous-traitants

• Bonne compréhension des processus d'ingénierie et des systèmes de contrôle des documents. Connaissance générale des termes techniques d'ingénierie. La connaissance de la conception des sous-stations est un atout.

Roles and responsibilities:

Document management process & DMS

• Use established procedures to define or to resolve issues related Document Management process definition and deployment on a project.

• Prepare the Project Document Control Procedure related to the Document Management on the project

• Follow-up the project documentation deliverables

• Ensure consistency and high quality within the project documentation

• Conduct Documentation Management System training to new users

• Provide functional assistance and support users with document control software

• Create and maintain all necessary document lists for the project.

• Manage all project document transactions for the company ensuring all relevant information is accurately recorded on the Document Management System

 

Client/partner interface

• Support PED to liaise with customers and partners to follow-up the project documentation deliverables

• Submit documents to customer

• Track customer comments and answers, along with document resubmission

• Manage customer return status of project documentation within the Document Management System

• Prepare transmittal with defined deliverables list & submission dates

• Record all necessary document receipts

 

Required Qualifications:

• Advanced English language proficiency – speaking & writing

• Min. 2 years of experience in technical document control or engineering

• Ability and willingness to travel 15% of the time, including international, and must comply with all relevant company travel and tax policies 

 

Desired Characteristics:

• A bachelor’s degree in Documentation or in Engineering, or equivalent experience

• Advanced technical French language proficiency, strongly desired

• Experience of direct contact with customers and subcontractors’ representatives

• Good understanding of engineering processes and document control systems. General knowledge of engineering technical terms.  Knowledge of substation design a bonus.

• Working knowledge of the following software:

• Microsoft Office package (Excel, Outlook, Word)

• Adobe Acrobat Professional or BlueBeam (PDF)

• Knowledge of Documentation Management System tool is a plus

Qualities:

• Detail orientated with a disciplined approach, structured

• Structured, and organized

• Strong Communication skills within project team members and management.

• Ability to work in a team with project deadline pressure.

• Good time management skills

• Analytical and organizational skills

Additional Information