Operations Manager

Planifier, organiser, diriger et contrôler les activités nécessaires à une gestion efficace du département des opérations. Veiller à la qualité des installations et des services et à la satisfaction des clients. Développer et maintenir la responsabilité fiscale du département. Et d'autres fonctions et tâches assignées par le directeur principal.
RESPONSABILITÉS SPÉCIFIQUES :

• Élaborer des objectifs à court et à long terme pour le département des opérations afin de coïncider avec les objectifs de l'entreprise.
• Prévoir les besoins et les dépenses du département et élaborer les budgets annuels.
• Assurer la responsabilité fiscale du département, y compris la génération de revenus et la maîtrise des coûts, analyser les écarts par rapport au budget et prendre des mesures correctives.
• Fournir des rapports à la direction générale.
• Déterminer les niveaux de personnel appropriés pour le département des opérations et les ajuster conformément aux politiques et procédures.
• Établir et mettre en œuvre des normes de productivité et communiquer les attentes professionnelles au personnel.
• Établir et maintenir des procédures et des normes pour des installations et des services de qualité.
• Contrôler les installations pour s'assurer qu'elles respectent les délais et le budget.
• Maintenir des informations précises sur les projets dans les fichiers et le système partagés de l'entreprise.
• Évaluer et négocier des contrats de produits et de services liés au département.
• Maintenir, contrôler et mettre à jour les politiques et procédures du département.
• Maintenir la communication avec les clients, notamment en contrôlant leur satisfaction, en réglant les plaintes et en résolvant les problèmes de recouvrement.
• Contrôler et modifier la documentation du service en fonction des besoins, y compris les factures, les crédits, les cartes de pointage, les notes de frais et les calendriers PTO/UTO.
• Maintenir ses connaissances sur les normes industrielles actuelles et les technologies émergentes.
• Veiller à ce que des informations précises sur les projets soient conservées dans les fichiers et systèmes partagés de l'entreprise.

RESPONSABILITÉS GÉNÉRALES :

• Maintenir et protéger les actifs de l'entreprise qui lui sont attribués.
• Représenter l'entreprise de manière professionnelle, tant dans sa conduite que dans son apparence, afin de maximiser la satisfaction des clients.
• Travailler dans le respect des politiques et procédures de l'entreprise, y compris le manuel de sécurité, en ayant toujours à l'esprit sa propre sécurité et celle des autres.
• Maintenir les licences professionnelles requises RBQ / CNESST / OLF.
• Être disponible pour travailler en dehors ou en plus des heures normales de travail.
• Travailler de manière proactive et positive avec les collègues.
• Communiquer efficacement et rapidement pour résoudre les questions et/ou demandes de l'entreprise, du client ou d'autres personnes.

FONCTIONS DE SUPERVISION : Conformément aux politiques/procédures applicables de l'entreprise et aux lois fédérales/étatiques, le candidat peut assumer les responsabilités de supervision suivantes : Interroger, embaucher, orienter et former les employés ; planifier, assigner et diriger le travail ; encadrer et évaluer les performances ; récompenser et discipliner les employés ; traiter les plaintes et résoudre les problèmes.

• Superviser, développer, évaluer et discipliner le personnel du département des opérations conformément aux politiques et procédures de PTI.

QUALIFICATIONS REQUISES:

• Diplôme de fin d'études secondaires ou équivalent
• Diplôme d'études supérieures dans un domaine technique, ou équivalent, ou au moins 4 ans d'expérience professionnelle pertinente.
• Connaissance et expérience avérées des technologies d'intégration de la sécurité et de la conception de systèmes. 5 ans d'expérience sont requis.
• Maîtrise avérée des produits MS Office, attestée par une expérience de plus de 5 ans.
• Permis de conduire valide avec un dossier de conduite acceptable
• Les candidats doivent être en mesure de participer à des contrôles d'antécédents et à des dépistages de drogues préalables à l'embauche et exigés par les clients, et de les réussir.

QUALIFICATIONS PRÉFÉRÉES :

• Licence dans un domaine connexe
• 2 ans d'expérience dans la direction d'une équipe ou d'une autre expérience en matière de leadership
• 2 ans d'expérience dans la gestion de projets techniques

LES COMPÉTENCES PROFESSIONNELLES DÉMONTRÉES :

• Excellentes compétences en matière de gestion du temps et d'organisation. Capacité à travailler dans une atmosphère de grand volume.
• Capacité à résoudre des problèmes techniques et à assumer des responsabilités sous une supervision minimale.
• Capacité à organiser la charge de travail en vue d'une mise en œuvre efficace, y compris la capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois dans le respect des délais et des contraintes de temps.
• Excellentes compétences interpersonnelles, y compris en matière de service à la clientèle.
• Expérience avérée dans la constitution et le développement d'équipes efficaces.
• Capacité à rédiger de la correspondance simple et à présenter des informations dans des situations individuelles ou en petits groupes.
• Capacité à interagir efficacement à tous les niveaux et dans des cultures différentes.
• Capacité à fonctionner comme un membre efficace d'une équipe.
• Capacité à s'adapter à l'évolution de l'environnement externe et de l'organisation.
• Il possède une solide connaissance des principes fondamentaux de l'ingénierie, des fonctions et des opérations des systèmes de sécurité. De bonnes compétences en matière de sous-traitance sont requises.
• Compréhension des rapports financiers du travail et capacité à contrôler les coûts dans la gestion des projets.
• S'adapter aux changements dans l'environnement de travail, gérer des demandes concurrentes et être capable de faire face à des changements fréquents, à des retards ou à des événements inattendus.

EXIGENCES PHYSIQUES : De manière générale, les exigences physiques suivantes sont représentatives de celles auxquelles un employé doit satisfaire pour mener à bien les fonctions essentielles de ce poste.

• Il doit être capable de communiquer efficacement (c'est-à-dire de voir, d'entendre, de parler et d'écrire clairement) afin de communiquer avec les employés et/ou les autres clients ; il doit faire preuve de dextérité manuelle pour atteindre et soulever occasionnellement de petits objets, et pour faire fonctionner les équipements de bureau.

CONDITIONS DE TRAVAIL : En général, les conditions suivantes de l'environnement de travail sont représentatives de celles qu'un employé rencontre dans l'exercice des fonctions essentielles de cet emploi.

• Le bureau est propre, ordonné, correctement éclairé et ventilé.  Les niveaux de bruit sont considérés comme faibles à modérés
• Des visites sur le site du client sont prévues pour gérer les attentes et les résultats. Il faut s'attendre à des conditions de travail à l'extérieur et à l'intérieur.
• Certains déplacements sont nécessaires.

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Plans, organizes, directs, and controls the activities required for effective management of the Operations Department. Ensure quality installations, Service, and Client satisfaction. Develop and maintain fiscal responsibility for the department. And other duties and tasks as assigned by the Senior Director.
SPECIFIC ACCOUNTABILITIES: 

• Develop Operations Department short and long range goals to coincide Company objectives.
• Forecast department requirements, expenditures, and develop annual budgets.
• Ensure fiscal responsibility of the department including revenue generation and cost containment, analyze variances from budget, and take corrective actions.
• Provide reports to senior management to include but not limited to: revenue forecasting and staff performance.
• Determine appropriate staffing levels for Operations Department and adjust in accordance with PTI policies and procedures.
• Establish and implement productivity standards and communicate job expectations to staff.
• Establish and maintain procedures and standards for quality installations and service.
• Monitor installations for on time on budget performance.
• Maintain accurate project information with in Company shared files and system.
• Evaluate and negotiate Department-related contracts for products and services.
• Maintain, monitor, and update departmental policies and procedures.
• Maintain communications with clients to include monitoring satisfaction, resolving complaints, resolving collection issues, and other.
• Monitor and amend departmental documentation as needed including invoices, credits, time cards, expense reports, and PTO/UTO schedules.
• Maintain knowledge of current industry standards and emerging technologies.
• Ensure accurate project information is is maintained in company shared files and systems

GENERAL ACCOUNTABILITIES:

• Maintain and protect assigned Company assets.
• Represent Company in a business-like professional manner in both conduct and appearance, to maximize client satisfaction.
• Work in compliance with the Company’s polices and procedures including safety manual with safety of self and others in mind at all times.
• Maintain professional licensing as required by State and Local jurisdictions.
• Available to work outside of, or in addition to, normal businesses hours.
• Work proactively and in a positive manner with co-workers.
• Communicate effectively and timely to resolve Company, Client, or other inquiries and/or requests.

SUPERVISORY DUTIES: In accordance with applicable Company policies/procedures and Federal/State laws, may perform the following supervisory responsibilities: Interviewing, hiring orienting and training employees; planning, assigning, and directing work; coaching and appraising performance; rewarding and disciplining employees; addressing complaints and resolving problems. 

• Supervise, develop, evaluate, and discipline Operations Department personnel in accordance with PTI policies and procedures.

REQUIRED QUALIFICATIONS:

• High school diploma, or equivalent
• Associate degree in a technical capacity, or equivalent or at least 4 years of relevant work experience.
• Demonstrated knowledge of and experience with security integration technology and system design. 5 years of experience required.
• Demonstrated proficiency using MS Office products, as evidenced by 5+ years of experience
• Valid driver’s license with acceptable driving record
• Must be able to participate in and pass pre-employment and customer-required background checks and drug screens.

PREFERRED QUALIFICATIONS:

• Bachelor’s degree in related field
• 2 years experience leading a team or other leadership experience
• 2 years experience managing technical projects

DEMONSTRATED PROFESSIONAL COMPETENCIES:

• Excellent time-management and organizational skills. Ability to work in a high volume atmosphere
• Ability to solve technical problems and carry out responsibilities under minimal supervision.
• Ability to organize workload for effective implementation, including the ability to multi-task while under deadlines or time constraints
• Excellent interpersonal skills including customer service skills.
• Proven track record in building and developing effective teams.
• Ability to write simple correspondence and present information in one-on-one and small group situations.
• Ability to interact effectively at all levels and across diverse cultures.
• Ability to function as an effective team member.
• Ability to adapt as the external environment and organization evolves.
• Has a strong knowledge of engineering fundamentals, security system functions and operations. Good subcontracting skills required.
• An understanding of job financial reports and the ability control costs in the handling of projects
• Adapt to changes in the work environment, manage competing demands and able to deal with frequent changes, delays or unexpected events

PHYSICAL DEMANDS: In general, the following physical demands are representative of those that must be met by an employee to successfully perform the essential functions of this job.

• Must be able to effectively communicate, (i.e. see, hear, speak and write clearly) in order to communicate with employees and/or other customers; manual dexterity required for occasional reaching and lifting of small objects, and operating office equipment.

WORKING CONDITIONS: In general, the following conditions of the work environment are representative of those that an employee encounters while performing the essential functions of this job.

• The office is clean, orderly, properly lighted and ventilated.  Noise levels are considered low to moderate
• Customer site visits are expected to manage expectations and deliverables. These sites will range from active construction sites with uneven terrain to office locations. Both outdoor and indoor working conditions are to be expected.
• Some travel required.