Gestionnaire des opérations de succursale

Value Proposition
As a leading partner in healthcare, Medline Canada's sole purpose is to make healthcare run better – this means being deeply committed to the health and well-being of our customers, employees, partners and our communities. We employ a diverse group of top talent focused on growing and making a difference in the lives of Canadians, coast-to-coast.
Compensation is only one part of the Employee Value Proposition that Medline Canada offers our employees. As part of our mission, we offer one of the most competitive and engaging employee experience programs in Canada, which includes:
 

• Collaborative work environment with highly engaged employees

• RRSP with a company match

• Annual Employee Appreciation Week

• Paid vacation and personal days

• Employee Assistance Program (EAP) Resources supporting mental, physical, family and financial well-being

• Career growth and training programs

• Open communication with Senior Leaders

• Employee referral program

• Recognition programs

• Social activities

• And much more...

Job Description Summary

Job Description

Le ou la Gestionnaire des opérations de succursale supervise l’ensemble des fonctions opérationnelles hors ventes dans les environnements de succursales de grande envergure. Cela comprend la direction des équipes d’opérations en succursale, la supervision de l’administration, de la gestion des installations, des rapports, de la gestion des fournisseurs, ainsi que l’assurance que l’exécution locale est conforme aux normes nationales.

Supervision opérationnelle

• Dirige les approbations au niveau de la succursale, la logistique interne et le suivi des programmes d’incitatifs.
• Plateforme de gestion de projets; responsable de l’échéancier d’installation de l’équipement. Travaille en étroite collaboration avec l’équipe de service et d’installation.

Leadership administratif

• Gère l’ensemble des équipes administratives, assure l’exactitude de l’intégration, des configurations TI et du contrôle documentaire.
• Distribution du courrier et tenue des dossiers.

Service à la clientèle :

• Coordonne le travail entre les services de la succursale et le siège social.
• Agit comme personne-ressource pour la résolution de conflits dans des situations difficiles avec la clientèle.
• Assure la liaison avec l’équipe des comptes à recevoir (A/R) à titre de contact local pour les enjeux de recouvrement ou les litiges de comptes.
• Participe aux discussions concernant la tarification spéciale des marchandises et des services.
• Fournit des devis et émet des crédits.

Gestion de l’équipement et des pièces :

• Travaille avec l’expéditeur-récepteur, le ou la coordonnateur(trice) des installations et le/la CSR Équipement afin d’informer les équipes de ventes et de service de l’état des commandes d’équipement.
• Travaille avec l’équipe expédition/réception et la coordination des installations pour gérer les retours d’équipement et de pièces, notamment : surplus, commandes incorrectes, produits défectueux ou endommagés.
• S’assure que les crédits sont traités et que les articles sont retirés de l’inventaire.
• Fournit de la formation et de l’encadrement au/à la coordonnateur(trice) des installations pour les tâches ou situations moins familières; aide à la préparation de devis et de facturations spéciales et agit comme point de référence.
• Commande des pièces pour la clientèle, les technicien(ne)s et le stock de la succursale, et effectue des transferts de stock.

Contrôle des stocks :

• Maintient et surveille l’équipement de salle d’exposition et en consignation, et fait le suivi des articles de démonstration.
• Passe en revue et audite l’inventaire sur une base trimestrielle ou au besoin, et réalise l’inventaire de fin d’année.

Gestion des installations et des fournisseurs

• Supervise les réparations majeures, les contrats d’entretien ménager, les rénovations et les inspections.
• Coordonne la reddition de comptes sur la consommation des services publics et les budgets liés aux installations.

Supervision du parc de véhicules et des TI

• Supervise la gestion du parc de véhicules, l’utilisation des véhicules, les assurances et la coordination TI.

Données, rapports et budgétisation

• Maintient les tableaux de bord, suit les KPI et repère les tendances.
• Coordonne la reddition de comptes des dépenses, l’alignement budgétaire et le rapprochement des comptes à recevoir (A/R).
• Consigne les congés approuvés par le gestionnaire dans la feuille de suivi aux fins de la paie.

Planification des horaires et couverture

• Établit les horaires du personnel, assure la couverture des quarts et gère les horaires d’intervention d’urgence.

Formation et mise en œuvre des SOP

• Dirige la formation locale, le déploiement des SOP, les initiatives de formation croisée et les améliorations des systèmes.

Leadership – événements et campagnes

• Organise les campagnes nationales, les événements locaux, les événements de formation continue, les visites de fournisseurs et les portes ouvertes, incluant la facturation et la collecte des paiements.
• Travaille en étroite collaboration avec l’équipe marketing pour créer les invitations aux événements.

Supervision de l’équipe :

• Supervision directe des coordonnateur(trice)s, du personnel administratif et des rôles de soutien relevant de ce poste.

Compétences

• Baccalauréat en administration des affaires, gestion des opérations, administration des services de santé ou dans un domaine connexe requis.
• MBA ou diplôme d’études supérieures pertinent : un atout
• Plus de 5 ans d’expérience en opérations, en administration ou en gestion des installations.
• Au moins 2 ans dans un rôle de leadership ou de supervision, idéalement dans un environnement multiservices ou en clinique/succursale.
• Étant donné l’étendue des responsabilités du rôle et/ou étant donné la structure organisationnelle, ce poste requiert des compétences linguistiques avancées en français et en anglais (Bilingue).
• Expérience démontrée en gestion d’équipes et en coordination avec des services interfonctionnels.
• Maîtrise de la suite Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint, Outlook).
• Expérience avec des systèmes CRM, des outils de rapports opérationnels et des logiciels d’entreprise.
• À l’aise d’analyser des données et de produire des rapports de performance.
• Capacité démontrée à diriger et à développer des équipes d’opérations et d’administration.
• Compétent(e) en coaching, gestion de la performance et résolution de conflits.
   

La fourchette de recrutement ciblée pour ce poste est de 75 000 $ à 90 000 $ annuelle. La rémunération dans cette fourchette sera déterminée en fonction de facteurs tels que l’expérience du candidat, ses qualifications, ses compétences, son emplacement géographique et ses connaissances pertinentes pour le poste.

The anticipated salary range for this position:

This job description is not intended to be all-inclusive. Employee may perform other related duties as required to meet the ongoing needs of the organization.

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