Executive Assistant

MaintainX est la plus importante plateforme au monde en matière de gestion des actifs et d'intelligence du travail pour les environnements industriels et de première ligne. Nous sommes un outil moderne de type IdO et basé sur le réseau informatique en nuage pour la fiabilité, la sécurité et les opérations de l'équipement physique et des installations. MaintainX alimente l'excellence opérationnelle pour plus de 12 000 entreprises, notamment Duracell, Univar Solutions Inc, Titan America, McDonald's, Brenntag, Cintas, Xylem et Shell.

Nous avons récemment conclu un financement de série D de 150 millions de dollars, portant notre financement total à 254 millions de dollars et évaluant l’entreprise à 2,5 milliards de dollars.

MaintainX est à la recherche d'un(e) Adjoint(e) exécutif(ve) hautement organisé(e) et proactif(ve) pour soutenir les membres de notre équipe de direction et le personnel clé dans nos bureaux internationaux. Ce poste requiert un professionnel raffiné qui s'épanouit dans un environnement en constante évolution, qui possède des compétences exceptionnelles en matière d'organisation et de communication, et qui peut anticiper les besoins des cadres supérieurs. Vous serez responsable d'un large éventail de tâches administratives, notamment l'organisation de voyages complexes, la gestion du calendrier, la planification d'événements et le traitement d'informations confidentielles.

Ce poste peut être basé à Raleigh ou à Montréal.

Ce que vous ferez:

• Gestion stratégique des calendriers: Gérer de manière proactive des calendriers complexes dans un environnement dynamique, en anticipant les conflits potentiels et en résolvant de manière proactive les problèmes de programmation.
• Coordination des voyages: Organiser et gérer tous les aspects des voyages nationaux et internationaux, y compris les vols, l'hébergement et les transports terrestres. Tirer parti des possibilités de voyage pour créer des réseaux et s'engager auprès des parties prenantes internes et externes.
  Planification et exécution d'événements : Planifier et organiser des événements de grande qualité, y compris des réunions d'équipe, des événements pour les clients, des dîners et des conférences.
• Gestion des réunions: S'approprier l'ordre du jour de toutes les réunions de direction en collaboration avec d'autres membres de l'équipe.
• Rapports de dépenses: Préparer et soumettre des notes de frais précises et opportunes.
• Gestion de projets: Gérer et hiérarchiser plusieurs projets simultanément, en veillant à ce qu'ils soient menés à bien de manière efficace et dans les délais impartis.
  Servir de point de contact stratégique pour les parties prenantes, en veillant à l'harmonisation des communications et en favorisant la collaboration pour le bon fonctionnement du bureau.
• Maîtrise de la technologie: Faire preuve d'une grande maîtrise de Google Workspace et d'autres applications logicielles pertinentes.
• Résolution proactive des problèmes: Anticiper les défis, mettre en œuvre des solutions de manière proactive et maintenir une attitude positive et professionnelle.
• Apprentissage continu: Démontrer un fort désir d'apprentissage continu et de développement professionnel.

À propos de vous:

• Licence (de préférence, mais pas obligatoirement)
  3 à 5 ans d'expérience dans un poste d'assistant de direction ou de soutien administratif de haut niveau.
  Expérience de la coordination de voyages nationaux ou internationaux.
  Excellentes compétences en matière de communication écrite et orale et de relations interpersonnelles.
  Capacité d'adaptation et flexibilité face à des priorités changeantes dans un environnement en constante évolution.
  Personne très motivée, organisée et capable de travailler efficacement avec un minimum de supervision.
  Compétences exceptionnelles en matière d'organisation et de gestion du temps
  Maîtrise avancée de Google Workspace (Gmail, Calendar, Docs, Sheets, Slides, etc.) et d'autres outils de collaboration.
  Capacité à préserver la confidentialité et à faire preuve de discrétion.
  Expérience de la gestion des budgets et des fournisseurs.

Quels sont les avantages pour vous?:

• Un salaire compétitif et des opportunités d'équité significatives.
• Couverture des soins de santé, des soins dentaires et de la vue.
• Programme d'inscription 401(k) / RRSP.
• Prenez les congés dont vous avez besoin.
• Une culture du travail où :
• Vous travaillerez aux côtés de personnes du monde entier qui reflètent les valeurs de MaintainX : Intelligents, Humbles, Optimistes.
• Nous croyons en la méritocratie, où les idées et les efforts sont publiquement célébrés.

Qui sommes-nous:

Notre mission est d’offrir une plateforme unique aux équipes de maintenance, de réparation et d’exploitation afin de maintenir le monde physique en fonctionnement. Nous croyons que le plus grand atout d’une organisation, ce sont les personnes qui en font partie. C’est pourquoi nous avons conçu une solution intuitive, axée sur le mobile, pour favoriser la productivité et la collaboration entre les équipes et les différents sites.

MaintainX s'engage à créer un environnement diversifié. Tous les candidats qualifiés seront pris en considération pour un emploi sans considération de race, de couleur, de religion, de sexe, d'identité ou d'expression de genre, d'orientation sexuelle, d'origine nationale, de génétique, d'invalidité, d'âge ou de statut d'ancien combattant.