Coordonnateur.trice, événements marketing

Monter un kiosque, c'est la partie facile. Faire en sorte que les bonnes personnes s'y arrêtent, c'est là que ça devient intéressant.

Chez Vooban, une bonne partie de nos futurs clients nous rencontrent pour la première fois dans un événement; des dîners et des soirées exclusives, des salons et des foires commerciales, des événements de marque employeur, des meetups au bureau. Notre calendrier couvre tous nos territoires, soit le Canada, les États-Unis et quelques événements à l'international. Et au centre, il y a Impact IA, notre propre conférence, présentée à Montréal, Toronto et Chicago. Celle-là, elle est à nous au complet, du choix de la salle au dernier panel.

Jusqu'ici, l'événementiel se faisait en parallèle d'autres mandats, maintenant, on veut que ce soit un rôle réel qui a de l'impact. 

Préparer et livrer les événements

• Coordonner la logistique de A à Z, soit les inscriptions, les fournisseurs, le matériel, le transport, le montage et le démontage.
• Coordonner les trois éditions d'Impact IA, à Montréal, Toronto et Chicago, avec le reste de l'équipe marketing.
• Gérer les commandites, les ententes, les fournisseurs et les partenaires.
• Tenir l'inventaire du matériel événementiel. Savoir en tout temps ce qu'on a, où c'est et dans quel état.
• Monter les échéanciers dans ClickUp et suivre le budget de chaque événement.
• Organiser la présence de l'équipe. Qui est là, à quel moment, avec quel message.
• Proposer des activations créatives et originales. 
• T'appuyer sur Claude au quotidien pour accélérer la préparation, les suivis et les bilans, et optimiser nos processus événementiels avec l'IA.
• Être sur place, orchestrer le déroulement et régler ce qui accroche.
• T'assurer que chaque contact intéressant est capté correctement et se rend dans HubSpot.

Représenter Vooban

• Accueillir, aborder, présenter. Sur le plancher d'un salon, tu es souvent le premier visage de Vooban.
• Travailler main dans la main avec l'équipe des ventes. Tu prépares les reps, tu les places aux bons endroits, tu leur amènes les bonnes conversations.
• Bâtir des relations durables avec nos fournisseurs, nos partenaires et les organisateurs des événements où on revient année après année.

Mesurer et recommander

• Sortir les chiffres après chaque événement, soit les contacts qualifiés rencontrés, le coût réel et ce qui en est ressorti.
• Faire le bilan et le partager au marketing et aux ventes.
• Recommander les événements à refaire, ceux à couper et ceux à essayer.

C'est un poste exigeant, et on préfère le dire tout de suite. Septembre, octobre et novembre sont intenses. Février à juin aussi. Entre ces deux blocs, le calendrier se calme, mais c'est là que tu prépares la suite. Les soirées font partie du travail, régulièrement. Les fins de semaine, très rarement.

Le rôle demande une présence régulière à notre bureau de Montréal et des déplacements au Québec, ailleurs au Canada et aux États-Unis. Un permis de conduire valide est requis. Un passeport valide et la capacité de voyager aux États-Unis sont nécessaires.

On cherche quelqu'un avec 3 à 5 ans d'expérience en coordination d'événements, et un DEC ou un bac dans un domaine pertinent. Au-delà du parcours :

• L'événementiel n'est pas un détour dans ton parcours, c'est ce que tu veux faire. Ça se voit dans la façon dont tu parles de tes événements passés.
• Une organisation à toute épreuve. Plusieurs événements avancent en parallèle et rien ne peut tomber entre deux chaises.
• De l'autonomie réelle. Personne ne va te dire quoi faire le lundi matin. Tu arrives avec ton plan.
• De l'entregent. Tu es à l'aise d'aborder un inconnu, de tenir une conversation et de faire bonne impression au nom de Vooban.
• Une communication claire, à l'oral comme à l'écrit. Le bilinguisme est exigé, parce que la moitié de nos événements se passent en anglais.
• De la créativité appliquée. Des idées pour des événements qui sortent du lot, et la capacité de les livrer avec le budget qu'on a.
• De l'aisance avec les imprévus, parce qu'il va y en avoir.
• Le goût de contribuer à la réussite du département et des événements, et de voir un chiffre monter.

Si tu ne les connais pas tous mais que tu apprends vite, pas de problème.

• Google Workspace
• ClickUp
• HubSpot
• Claude Code

Chez Vooban, on prend soin de notre monde! C’est pourquoi on a tout mis en place pour créer un environnement de travail chaleureux et stimulant où il fait bon innover. Le bien-être de notre personnel nous tient à cœur et on fait tout en notre pouvoir pour offrir des avantages et une ambiance hors du commun.

🏠 Nous travaillons en formule hybride.

☀️ Possibilité de cumuler les heures travaillées et horaire flexible;

❤️‍🩹 Assurances collectives individuelles payées à 100 % par Vooban;

📈 Un régime de REER auquel Vooban contribue jusqu'à 4% de ton salaire, jusqu'à concurrence de 4 000$;

🍎 Des formations diversifiées seront offertes, parce qu’on a à coeur que tu puisses continuer à te développer;

🛜 120 $ par mois pour payer ton internet et ton forfait cellulaire;

⚽ Chaque employé dispose de 500$ pour l'encourager à faire de l'activité physique;

🖥️ 500$ dès l'embauche pour construire ton set-up de travail de rêve, chez toi ou au bureau;

🚘 Remboursement du stationnement (Québec) ou de la passe de métro ou d'autobus (Québec et Montréal);

📱Service de télémédecine gratuit;

✨Plusieurs comités sociaux à l'interne, 5@7, team building mensuels, café et bière à volonté, une ambiance de travail incroyable et encore plus!