Coordonnateur des Opérations / Coordonnateurtrice des Opérations - Montreal

Description de l'entreprise

Doka est un leader mondial dans la fourniture de coffrages innovants, de solutions et de services dans tous les domaines de la construction. L'entreprise est également un fournisseur global de solutions d'échafaudages bien conçues pour un large éventail d'applications. Avec plus de 180 sites de vente et de logistique dans plus de 60 pays en Europe, dans les Amériques, en Asie-Pacifique, au Moyen-Orient et en Afrique, Doka dispose d'un réseau de distribution performant pour le conseil, le service client et le support technique sur place, garantissant que l'équipement est rapidement mis à disposition – quelle que soit la taille et la complexité du projet. 
Doka emploie environ 9 000 personnes dans le monde entier et fait partie du groupe Umdasch, qui incarne la fiabilité, l'expérience et la confiance depuis plus de 150 ans.

Description du poste

En tant que Coordonnateur(trice) des opérations chez Doka Canada, vous assurez un traitement fluide et précis des commandes du début à la fin. Relevant du Responsable des opérations, vous êtes l’interlocuteur(trice) principal(e) des clients, résolvant les problèmes et travaillant en collaboration avec les différentes équipes, avec un accent sur la logistique et l’administration.

Principales responsabilités :

Gestion des commandes et service client :

• Gérer tous les aspects des comptes clients et du processus de commande (saisie, suivi, traitement) en utilisant notre système interne (Discos II).
• Communiquer avec les clients et l’équipe de vente concernant la disponibilité des produits, les dates de livraison, les annulations et le suivi des commandes (téléphone/courriel).
• Vérifier l’exactitude des confirmations de commande et de la facturation par des contrôles approfondis.
• Gérer un volume d’appels élevé, répondre aux demandes et résoudre rapidement les problèmes liés aux commandes.
• Effectuer des audits réguliers des données pour garantir l’exactitude du système.

Gestion des projets et des stocks :

• Superviser la mise en place des projets, y compris les vérifications de crédit, les contrats et la préparation des chantiers selon les accords établis.
• Gérer les réservations pour les projets à venir et s’assurer que les besoins sont couverts.
• Traiter efficacement les commandes après leur validation par l’ingénierie.
• Collaborer avec les différentes équipes pour garantir le respect des délais de livraison.
• Gérer les commandes en attente et veiller à leur exécution.
• Assurer la gestion des retours de location, des conversions en achats et des clôtures de projet (équilibrage des stocks sur le terrain).

Exactitude financière et logistique :

• S’assurer que tous les coûts associés (fret, services techniques, pré-assemblage) sont bien intégrés dans les factures.
• Organiser et gérer les réservations de transport.
• Générer des factures précises et ponctuelles reflétant l’ensemble des coûts du projet.
• Émettre des crédits et des factures exacts pour garantir l’intégrité financière.

Qualifications

• Un diplôme en administration des affaires ou dans un domaine connexe est préférable.
• 1 à 3 ans d'expérience pertinente (service à la clientèle, administration des affaires ou logistique privilégiés).
• Excellentes compétences interpersonnelles, en communication, en organisation et en suivi, ainsi qu’une forte aptitude numérique requise.
• Capacité à gérer efficacement plusieurs tâches et à assumer toutes les responsabilités avec un fort sens de l’urgence.
• Solides compétences analytiques, maîtrise des outils techniques et aptitude à résoudre efficacement les problèmes.
• Excellentes compétences en résolution de problèmes.
• Capacité à gérer son temps efficacement, à prendre des initiatives et à ajuster les priorités.
• Excellentes compétences en communication en français et en anglais
• Maîtrise des applications Microsoft Office.
• Volonté et capacité d’apprendre de nouveaux produits, concepts, techniques et logiciels.
• Esprit d’équipe, capable de travailler de manière autonome dans un environnement dynamique axé sur les résultats.

Informations complémentaires

Caractéristiques pour réussir :

• Leadership : Agir en tant que modèle, établir des normes éthiques et contribuer au développement de l’équipe, en incarnant nos principes de leadership et d’exemplarité.
• Esprit entrepreneurial : Faire preuve d’un état d’esprit entrepreneurial avec une passion pour la réussite et la motivation à prendre des initiatives et des responsabilités.
• Communication : Avoir d’excellentes compétences en communication et la capacité d’interagir efficacement à tous les niveaux de gestion et du personnel, en veillant à ce que le savoir et l’expérience soient partagés dans toute l’organisation.
• Réflexion analytique : Démontrer de solides compétences analytiques, avec la capacité de penser de manière stratégique et d’avoir une vision globale des objectifs de l’entreprise.
• Adaptabilité : Faire preuve d’agilité et de flexibilité, capable de gérer plusieurs tâches dans un environnement dynamique et axé sur les délais, tout en utilisant les ressources de manière optimisée et responsable.