Coordonnateur / Coordonnatrice de bureau et administration

Sommaire du poste

Vous êtes une personne dynamique, organisée, observatrice et débrouillarde? Vous aimez prendre soin de votre environnement de travail et faire en sorte que vos collègues et visiteurs se sentent immédiatement pris en charge ?

À titre de Coordonnateur/trice de bureau et administration, vous serez le cœur battant de notre siège social à Saint-Laurent. Relevant de la Directrice RH, vous veillerez au bon déroulement des opérations quotidiennes des bureaux, à l'intendance des espaces communs, à l'accueil chaleureux des visiteurs et à l'animation de notre culture d'entreprise (événements, barbecues d'été, fêtes)

Vos responsabilités

 Accueil, réception et expéditions

• Accueillir chaleureusement les visiteurs, clients et candidats en leur offrant rafraîchissements et assistance .

• Aviser immédiatement les employés de l'arrivée de leurs visiteurs.

• Réceptionner et distribuer le courrier entrant.

• Préparer les étiquettes et les expéditions de colis via nos plateformes de livraison (ex. Inex).

Vie de bureau, événements sociaux et soutien admin

• Participer activement à la planification, la logistique, l'installation et le bon déroulement des événements sociaux d'entreprise (BBQ d'été, 5 à 7, Fête de Noël, dîners d'équipe).

• Coordonner les commandes de repas pour les réunions de la direction ou les événements internes .

• Prêter main-forte aux départements administratifs (RH, finance) pour diverses tâches de numérisation, classement ou rédaction de communications internes simples.

 Intendance, locaux et gestion des fournitures

• Veiller au réapprovisionnement quotidien des consommables (café, lait, produits nettoyants, savon, capsules) et s'assurer que la cuisine demeure propre et accueillante (ex. vider le lave-vaisselle) .

• Inspecter régulièrement les salles de réunion pour maintenir une propreté impeccable (tables essuyées, chaises replacées, aucun objet oublié).

• Vérifier et réapprovisionner l'espace entraînement en serviettes, désinfectants et produits d'hygiène.

• Passer les commandes hebdomadaires/mensuelles de fournitures auprès des fournisseurs attitrés (ex. IGA VoilÀ, distributeurs de café) et gérer les inventaires .

Entretien, maintenance et sécurité des lieux

• Faire des tournées régulières des bureaux pour repérer et régler proactivement les petits détails (lumières brûlées, manque de papier, rangement) .

• Être le point de contact sur place pour accueillir et guider les intervenants externes (plomberie, HVAC, entretien ménager, réparations diverses) .

• Signaler et suivre tout problème d'entretien auprès de l'équipe de nettoyage et de maintenance.

Profil recherché

• Expérience : 2 à 5 ans d'expérience dans un rôle d'adjoint(e) administratif(ve), coordonnateur/trice de bureau, réceptionniste ou service à la clientèle.

• Excellent bilinguisme parlé et écrit (Français et Anglais) 

• Maîtrise de la suite Microsoft 365 (Outlook, Word, Excel) 

• Vous avez l'œil pour détecter ce qui doit être fait et vous prenez les devants sans attendre qu'on vous le demande 

• Vous possédez une excellente présentation professionnelle, un sourire contagieux et une attitude orientée vers le service

Conditions de travail et avantages

• Temps partiel flexible d'environ 25 à 30 heures par semaine (ex. 4 jours/semaine ou plages horaires de demi-journées à convenir).  

• Bureaux modernes et récents situés à Saint-Laurent (Montréal).  

• Salle de gym équipée sur place, terrain de basket, table de ping-pong, stationnement et bornes de recharge pour V.É..  

• Ambiance jeune, événements d'équipe réguliers, café gratuit à volonté .