Coordonnateur | Coordonnatrice administrative

Sous la supervision de la gestionnaire des services administratifs, les responsabilités du coordonnateur/trice administratif(ve), se diviseront en 2 axes :

 Volet Adminstration :

Ø  Service à la clientèle :

·        Gestion des envois de colis et courriers;

·        Gestion des courriels de la boite du bureau de Montréal;

·        Commandes de papeterie et divers articles de bureau;

·        Gestion des appels entrants;

·        Participation à l’organisation d’événements sociaux.

Ø  Gestion comptable payables de fournisseurs

·        Obtenir et vérifier tous les documents nécessaires pour chacun des fournisseurs;

·        Consolidation et réception des bons de livraison dans le système informatique.

Ø  Autres tâches administratives

·        Effectuer les dépôts bancaires et transmettre l’information aux comptes payables;

·        Participer à l’optimisation des méthodes de travail;

·        Effectuer toute autre tâche connexe afin d’assurer le bon fonctionnement du département;

Volet Estimation :

Relevant de la direction de l’estimation, le/la coordonnateur/trice assure la coordination administrative et documentaire des appels d’offres.

Principales responsabilités

• Coordination des nouveaux appels d’offres
  
• Soutien au démarrage des projets d’estimation
  
• Préparation administrative et dépôt
  
• Coordination de l’ouverture et des résultats des soumissions
  
  

Compétences techniques

• Très bonne maîtrise de Microsoft 365, particulièrement Excel, Outlook, Teams, SharePoint et PowerPoint.
  
• Capacité à saisir, vérifier, consolider et mettre à jour des données dans plusieurs systèmes.
  
• Bonne compréhension des méthodes de classement électronique, de gestion des versions et de contrôle documentaire.
  
• Excellente maîtrise du français parlé et écrit.
  
• Bonne connaissance de l’anglais parlé et écrit.
  

Compétences organisationnelles

• Excellente capacité de planification et de gestion des priorités.
  
• Grande rigueur dans la saisie, la validation et la mise à jour de l’information.
  
• Capacité à structurer les dossiers de manière uniforme et facilement compréhensible.
  
• Bon jugement pour reconnaître les renseignements incomplets, incohérents ou urgents.
  

• Très bonne maîtrise de Microsoft 365, particulièrement Excel, Outlook, Teams, SharePoint et PowerPoint.
  
• Capacité à saisir, vérifier, consolider et mettre à jour des données dans plusieurs systèmes.
  
• Bonne compréhension des méthodes de classement électronique, de gestion des versions et de contrôle documentaire.
  
• Excellente maîtrise du français parlé et écrit.
  
• Bilinguisme: français, anglais fonctionnel afin de pouvoir communiquer avec la haute direction et avec certains acteurs clés répartis partout au Canada; 
  

• Sens élevé de l’organisation.
  
• Minutie et souci du détail.
  
• Fiabilité et sens des responsabilités.
  
• Autonomie et initiative.
  
• Proactivité.
  
• Capacité d’adaptation.
  
• Souci du service interne.
  

• Salaire compétitif;
  
• 4 semaines de vacances annuelles dès l’entrée en poste;
  
• Programme complet d’assurances collectives modulaire dès l’entrée en poste;
  
• Accès à un médecin virtuel instantanément (télémédecine) 24h/24;
  
• Programme d’aide aux employés;
  
• Programme de vêtements corporatifs dès l’embauche;​
  
• REER collectif avec cotisation de l’employeur dans un Régime de participation différée aux bénéfices (RPDB);
  
• Programmes de formation et de perfectionnement;
  
• Milieu de travail convivial;
  
• Club social et comité santé mieux-être actifs;
  
• Environnement diversifié, innovant et stimulant;
  
• Firme reconnue au palmarès des Sociétés les mieux gérées au Canada.