Billing Accountant

The Opportunity
*Please submit application materials in English*

Position Summary  

The Billing Accountant is based in our Montreal office and will be responsible for supporting US operations and offices in their billing efforts. This individual plays a critical role supporting our clients, ensuring we are invoicing accurately and timely. The role is highly visible, interfacing both internally and externally to interpret contracts, confirm invoice details and follow-up on invoice payment. The ideal candidate is a positive, polished and articulate professional who possess a high level of attention to detail.

Essential Duties and Responsibilities 

What You’ll Do

·         Assist Finance management in developing monthly revenue forecasts.

·         Review Letters of Proposal (LOPs) to ensure assignments are properly reflected in financial systems.

·         Meet monthly with consultants to review current assignments.  Assist consultants in determining which items to bill and conduct rigorous procedures to ensure pledged bills materialize.

·         Comprehensive follow-up of action items, such as dispatch of Invoice Proposals, receivables, disbursements, queries etc.

·         Check invoices thoroughly before sending to consultants and clients.

·         Prepare, process and submit standard and electronic bills, ensuring fees and disbursements are accurately charged and allocated.

·         Provide detailed financial information, i.e. disbursement breakdowns, as requested.

·         Monitor outstanding receivables and follow up with external and internal clients as appropriate to ensure timely collection.

·         Respond to enquiries from external and internal clients.

·         Provide technical support to Consultants and Executive Assistants.

·         Assist other finance members when additional coverage is required, as requested.

·         Perform ad hoc projects as they arise.

What We’re Looking For

• A minimum of 5 years’ experience serving in a finance function, ideally within a professional services firm.
• Familiarity with Microsoft Office Suite, Netsuite and Concur ideal.  Strong Excel skills preferred.
• Strong communicator: Exceptional interpersonal and communication skills (both oral and written). Ability to interact professionally with executive stakeholders and colleagues alike.
• Organized multi-tasker: able to manage multiple projects with set deadlines as time management, pattern recognition, prioritization, diligent attention to detail and judgment are critical in this role.
• Resourceful problem solver: ability to work in ambiguous environments and comfortable with the unknown, as well as work well under pressure, solve problems.
• Self-starter: highly motivated, excellent work ethic and self-assured, not easily thrown, able to think on your feet.
• Natural collaborator: desire to help foster and preserve a company culture where all are welcome, included, and given the opportunity to succeed. Collaborative team player, with a track record of maximizing the team as well as individual performance.

About Egon Zehnder

Egon Zehnder is the world’s preeminent leadership advisory firm, inspiring leaders to navigate complex questions with human answers. We help organizations get to the heart of their leadership challenges and offer honest feedback and insights to help leaders realize their true being and purpose.

We are built on a foundation that supports partnership in the truest sense of the word and aligns our interests with the interests of our clients. Our 560 consultants across 64 offices and 36 countries are former industry and functional leaders who collaborate seamlessly across geographies, industries and functions to deliver the full power of the Firm to every client, every time.

We partner closely with public and private corporations, family-owned enterprises, and non-profit and government agencies to provide executive search, leadership solutions, CEO search and succession, and board advisory.

We believe that together we can transform people, organizations and the world through leadership.

Due to high volume, we will only be contacting applicants who meet all of the minimum requirements listed in the job description. Only those applicants who align most closely with our minimum and preferred qualifications will be contacted for an interview. The Recruiting team at Egon Zehnder will retain your application materials and may contact you regarding future opportunities.

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*Please submit application materials in English*

L’occasion

Le ou la comptable en facturation travaillera à notre bureau de Montréal et soutiendra les activités et les bureaux de l’entreprise aux États-Unis pour les tâches de facturation. Cette personne joue un rôle de soutien essentiel pour nos clients et s’assure que nos factures sont traitées avec exactitude et en temps opportun. Ce poste est très visible, car il exige des interactions tant à l’interne qu’à l’externe pour interpréter les contrats, confirmer les détails des factures et assurer le suivi des paiements. La personne idéale aura une attitude professionnelle positive, impeccable et éloquente et accordera une grande attention aux détails.

Vos responsabilités

·         Aider la direction des Finances à établir des prévisions de revenus mensuelles.

·         Examiner les lettres de proposition pour s’assurer que les affectations sont correctement reflétées dans les systèmes financiers.

·         Rencontrer les consultants tous les mois pour passer en revue les mandats en cours. Aider les consultants à déterminer les éléments à facturer et à appliquer des procédures rigoureuses pour s’assurer que les factures assignées sont traitées.

·         Effectuer le suivi exhaustif des actions requises, comme l’envoi des propositions de factures, les comptes clients, les déboursements, les demandes de renseignements, etc.

·         Vérifier soigneusement les factures avant de les envoyer aux consultants et aux clients.

·         Préparer, traiter et soumettre les factures standard et électroniques, en veillant à ce que les frais et déboursements soient facturés et attribués avec exactitude.

·         Fournir, sur demande, des renseignements financiers détaillés, p. ex., ventilation des déboursements.

·         Surveiller les comptes clients en souffrance et faire un suivi auprès des clients externes et internes, au besoin, pour assurer un recouvrement en temps opportun.

·         Répondre aux demandes de renseignements des clients externes et internes.

·         Fournir un soutien technique aux consultants et aux adjoints de direction.

·         Aider les autres membres des Finances lorsque des tâches additionnelles sont requises, au besoin.

·         Réaliser des projets ponctuels au fur et à mesure qu’ils se présentent.

Ce que nous recherchons

• Au moins cinq ans d’expérience dans une fonction financière, idéalement au sein d’une firme de services professionnels.
• Connaissance de la suite Microsoft Office, de Netsuite et de Concur, un atout. Excellente maîtrise d’Excel, un atout.
• Excellentes aptitudes en communication : aptitudes exceptionnelles en relations interpersonnelles et en communication orale et écrite. Capacité à interagir de façon professionnelle avec les membres de la haute direction et les collègues.
• Sens de l’organisation et polyvalence : capacité à gérer de multiples projets dans des délais établis, car la gestion du temps, la reconnaissance des modèles, l’établissement des priorités, le souci du détail et le jugement sont essentiels à ce poste.
• Capacité à résoudre des problèmes : capacité à travailler dans des environnements ambigus et à être à l’aise avec l’inconnu, à bien travailler sous pression et à résoudre des problèmes.
• Sens de l’initiative : grande motivation, excellente éthique de travail et confiance en soi, stabilité, rapidité d’esprit.
• Sens inné de la collaboration : volonté de contribuer à favoriser et à préserver une culture d’entreprise où chaque personne est la bienvenue, se sent incluse et a la possibilité de réussir. Esprit d’équipe axé sur la collaboration et capacité à maximiser le rendement de l’équipe et individuel.

À propos d’Egon Zehnder

Egon Zehnder est le plus important cabinet-conseil en leadership au monde, inspirant les dirigeants d’entreprise à résoudre des questions complexes avec des réponses humaines. Nous aidons les organisations à prendre le dessus sur leurs défis de leadership et leur offrons des commentaires et des idées honnêtes pour amener les dirigeants à réaliser leur plein potentiel tout en ciblant leurs objectifs.

Nous nous appuyons sur une base qui soutient le partenariat au sens le plus pur et qui harmonise nos intérêts avec ceux de nos clients. Nos 560 consultants répartis dans 64 bureaux et 36 pays sont d’anciens dirigeants fonctionnels et sectoriels qui collaborent de façon transparente dans une multitude de régions, de secteurs d’activité et de fonctions afin de toujours offrir la pleine valeur de l’entreprise à chaque client.

Nous collaborons étroitement avec des sociétés publiques et privées, des entreprises familiales et des organismes sans but lucratif et gouvernementaux pour offrir des solutions de direction ainsi que des services de recrutement de cadres, de recrutement et de relève de chefs de la direction, de consultation pour les conseils d’administration et de diversité, d’équité et d’inclusion.

Nous croyons qu’ensemble, nous pouvons façonner un leadership qui transformera les gens, les entreprises et le monde.

En raison du volume élevé de candidatures, nous communiquerons uniquement avec les candidats qui satisfont à toutes les exigences minimales énumérées dans la description de poste. Seuls les candidats qui correspondent le plus aux qualifications minimales et privilégiées seront convoqués pour une entrevue. L’équipe de recrutement d’Egon Zehnder conservera vos documents de candidature et pourrait communiquer avec vous au sujet de possibilités futures.