Adjoint (e) exécutif

Cardinal Health Canada, with over 1,400 employees nationwide, is an essential link in the Canadian healthcare supply chain, providing over 70,000 products to healthcare facilities and medical professionals across the country.

Cardinal Health Canada seeks a highly motivated administrator for the role of Executive Assistant, Administration reporting to the Senior Director, Sales and Services, East.  This is a hybrid position reporting twice a week at our Doval, Quebec office, at times for specified meetings and events.

This role is responsible for assisting general business functions by providing an array of administrative and data support activities, including the management of reports, records, invoices, travel and expenses as well as preparing correspondence and presentations. The successful candidate provides a full scope of administrative support to Senior Sales Leaders, HR and legal as well as on-site support to the Dorval facility. The Exec Admin also plays an important role in translation coordination and serves as an administrative liaison with others within and outside the company.

Working hours: Monday - Friday

Location: Dorval Qc

Your Contributions to the Organization will be:  

• Schedule and coordinate meetings, address catering and video conferencing needs, and take meeting notes and follow up on action items.

• Manage email calendars and draft internal and external correspondence and memos on behalf of senior leaders.

• Prepare and process expense reports, purchase requirements and invoices.

• Prepare and review PowerPoint presentations, organizational charts and other materials for Sales and HR leaders.

• Act as primary contact and reviewer for all translations from English to French (global materials, sales documents, HR documents, trainings, etc.). Send materials to translation vendor, proof-read, suggest edits.  

• Act as member of OLF francization committee – participate in meetings and own action items.

• Maintain accurate and updated information on Carrefour Lobby Québec.

• Support regional and national sales meetings with scheduling, coordination with events and travel teams, on-location attendee registration and support, and procuring awards and trophies. 

• Provide back-up support to on-site Dorval Facilities leader in tasks such as ordering office supplies, distributing mail, greeting visitors and contractors, signing for packages and preparing building access cards.

• Support the onboarding of new leaders with IT access requests, orientation schedules and materials.

• Support on-site engagement and employee activities.

This Job might be for you if: 

• You are bilingual ** (English and French) ***English language skills are essential for communicating with, supporting, and providing services to individuals, employees, or partners who do not speak French, particularly when they are outside the province of Quebec

• Post Secondary education is preferred

• Fluent in English and French, written and oral – experience with translation an asset

• 6 + years of related professional experience

• Proficient in Microsoft Office programs

• Experience and comfort using various systems and applications

• Effectively apply knowledge of job and company policies and procedures to complete a variety of assignments.

• Work closely with other administrative assistants to ensure consistent flow of communication and coordination of efforts.

• Self-directed and ability to anticipate leader needs and offer support and solutions.

• Ability to treat sensitive information, exercising diplomacy and tact in all interactions.

• Ability to prioritize and handle multiple tasks while meeting deadlines.

• Ability to interface with employees at all organizational levels.

• Detail oriented and able to work with a high level of confidentiality.

Our Employees all benefit from:

• Full dental and health benefits including life insurance from day 1

• Pension plan with employer matching after 3 months of employment

• Incentive plan participation

• Paid vacation and sick days

• Tuition reimbursement

• In-house training on safety measures, warehouse tasks and equipment

Cardinal Health is committed to employment equity and encourages applications from women, visible minorities, Indigenous peoples and persons with disabilities.

Cardinal Health Canada is proudly recognized as a Great Place to Work® in Canada. As an essential partner in Canadian healthcare, we strive every day to build a culture of inclusion and collaboration, where team members can be their authentic selves, grow in their careers, and be proud to serve our customer partners. 

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Cardinal Canada, qui compte plus de 1 400 employés à l'échelle nationale, est un maillon essentiel de la chaîne d'approvisionnement des soins de santé au Canada, fournissant plus de 70 000 produits aux établissements de santé et aux professionnels de la santé partout au pays.

Cardinal Canada recherche un administrateur hautement motivé pour occuper le poste d'adjoint (e) exécutif, administration, relevant du directeur principal, Ventes et services, Est.  Il s'agit d'un poste hybride qui nécessite de se présenter deux fois par semaine à notre bureau de Doval, au Québec, pour certaines réunions et certains événements spécifiques.

Ce rôle a pour responsabilité de soutenir les fonctions générales de l’entreprise en offrant une gamme d’activités administratives et de soutien aux données, notamment la gestion des rapports, des dossiers, des factures, des déplacements et des dépenses, ainsi que la préparation de la correspondance et des présentations. La personne retenue fournira un soutien administratif complet aux dirigeants du comité exécutif des ventes, aux ressources humaines et au service juridique, ainsi qu’un soutien sur place aux installations de Dorval. L’adjoint (e) joue également un rôle important dans la coordination des traductions et agit comme liaison administrative auprès des intervenants internes et externes.

Heures de travail : du lundi au vendredi

Lieu : Dorval (Québec)

Vos contributions à l'organisation seront les suivantes : 

• Planifier et coordonner les réunions, gérer les besoins en service de traiteur et visioconférence, et prendre les notes de réunion et le suivi des éléments d’action.

• Gérer les agendas électroniques et rédiger la correspondance et les notes internes et externes au nom des hauts dirigeants.

• Préparer et traiter les rapports de dépenses, les besoins d’achats et les factures.

• Préparer et réviser des présentations PowerPoint, des organigrammes et d’autres documents pour les équipes des Ventes et des RH.

• Agir comme personne-ressource principale pour la révision de toutes les traductions de l’anglais au français (documents globaux, documents de vente, documents RH, formations, etc.). Envoyer les documents au fournisseur de traduction, réviser, suggérer des modifications.

• Siéger au comité de francisation de l’OLF – participer aux réunions et assurer le suivi des éléments d’action.

• Maintenir des informations exactes et à jour sur Carrefour Lobby Québec.

• Soutenir les réunions de vente régionales et nationales en assurant la planification, la coordination avec les équipes des événements et des voyages, l’inscription et le soutien des participants sur place, ainsi que l’approvisionnement en prix et trophées.

• Offrir un soutien de remplacement au responsable des installations à Dorval pour des tâches telles que la commande de fournitures de bureau, la distribution du courrier, l’accueil des visiteurs et des entrepreneurs, la réception des colis et la préparation des cartes d’accès au bâtiment.

• Soutenir l’intégration des nouveaux gestionnaires en gérant les demandes d’accès TI, les horaires d’orientation et le matériel associé.

• Soutenir les activités d’engagement et les événements pour les employés sur site

Ce poste pourrait vous convenir si :

• Vous êtes bilingue ** (anglais et français) ***La maîtrise de l'anglais est essentielle pour communiquer avec les personnes, les employés ou les partenaires qui ne parlent pas français, les aider et leur fournir des services, en particulier lorsqu'ils se trouvent à l'extérieur de la province de Québec.

  Une formation postsecondaire est préférable.

• Maîtrise du français et de l’anglais, à l’écrit et à l’oral – expérience en traduction un atout

• 6+ années d’expérience professionnelle pertinente

• Maîtrise des programmes Microsoft Office

• Aisance avec divers systèmes et applications

• Appliquer efficacement la connaissance du poste ainsi que des politiques et procédures de l’entreprise pour accomplir diverses tâches.

• Collaborer étroitement avec les autres adjoints afin d’assurer une communication fluide et une coordination efficace.

• Autonome, avec la capacité d’anticiper les besoins des leaders et d’offrir du soutien ainsi que des solutions.

• Gérer de l’information sensible avec diplomatie et tact dans toutes les interactions.

• Capacité à prioriser et gérer plusieurs tâches tout en respectant les délais.

• Capacité à interagir avec des employés à tous les niveaux de l’organisation.

• Souci du détail et capacité à travailler avec un haut niveau de confidentialité

Nos employés bénéficient tous des avantages suivants :

• Couverture dentaire et médicale complète, y compris une assurance vie dès le premier jour

• Plan de retraite avec abondement de l'employeur après 3 mois d'ancienneté

• Participation à un programme d'intéressement

• Congés payés et congés maladie

• Remboursement des frais de scolarité

• Formation interne sur les mesures de sécurité, les tâches d'entrepôt et les équipements

Cardinal Health s'engage en faveur de l'équité en matière d'emploi et encourage les candidatures des femmes, des minorités visibles, des Autochtones et des personnes handicapées.

Cardinal Health Canada est fière d'être reconnue comme un lieu de travail exceptionnel (Great Place to Work®) au Canada. En tant que partenaire essentiel du secteur canadien des soins de santé, nous nous efforçons chaque jour de créer une culture d'inclusion et de collaboration, où les membres de l'équipe peuvent être eux-mêmes, évoluer dans leur carrière et être fiers de servir nos clients partenaires. 

Candidates who are back-to-work, people with disabilities, without a college degree, and Veterans are encouraged to apply.

Cardinal Health supports an inclusive workplace that values diversity of thought, experience and background. We celebrate the power of our differences to create better solutions for our customers by ensuring employees can be their authentic selves each day. Cardinal Health is an Equal Opportunity/Affirmative Action employer. All qualified applicants will receive consideration for employment without regard to race, religion, color, national origin, ancestry, age, physical or mental disability, sex, sexual orientation, gender identity/expression, pregnancy, veteran status, marital status, creed, status with regard to public assistance, genetic status or any other status protected by federal, state or local law.

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