Spécialiste du contrôle des documents, Montréal, Québec

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AECOM est à la recherche d’un(e) spécialiste du contrôle des documents pour son équipe de Montréal, au Québec. Le (la) titulaire du poste doit être bilingue et maîtriser le français et sera responsable de l’envoi, de la réception, de la distribution, de la diffusion, du suivi, de l’expédition et de l’archivage des documents officiels de projet, tant à l’interne qu’à l’externe, avec des systèmes de gestion électronique de documents (GED) avancés, comme Aconex.

Le (la) spécialiste du contrôle des documents est également chargé(e) de contribuer à la mise en œuvre et à la gestion du système de gestion des documents, tout en fournissant à l’entreprise et aux parties prenantes externes des mesures d’assurance qualité pour ses projets.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

• Créer et tenir à jour des systèmes de gestion de documents, y compris des distributions de bibliothèque et des matrices de participants.
• Veiller à ce que la fonction de contrôle des documents soit exécutée conformément aux procédures d’entreprise et aux exigences des projets, en temps opportun et de manière efficace.
• Faciliter le flux de renseignements et la communication entre les clients, les fournisseurs, les sous-traitants et le personnel, le tout pour divers projets.
• Organiser le classement et l’archivage des documents techniques.
• Configurer les systèmes SharePoint en fonction des exigences spécifiées.
• Participer à la coordination des processus de documentation, y compris la création de flux de travail automatiques avec Aconex.
• Étendre les fonctionnalités de SharePoint avec des formulaires, des composants WebPart et des technologies d’application.
• Gérer et tenir à jour les modèles et les données sur les serveurs de projet.
• Améliorer nos systèmes et processus de gestion des données et les rendre plus efficaces.
• Participer à d’autres initiatives de contrôle des documents ou tâches de gestion des données sous la direction du (de la) responsable de l’équipe fonctionnelle.
• Administrer les projets de construction.
• Contrôler les documents techniques.
• Élaborer des normes et des documents d’entreprise.
• Gérer la base de données des documents d’entreprise et du cycle de vie des fichiers.
• Coordonner les activités de demande de renseignements, de demande de réponses et d’inspection.
• Gérer les archives et les calendriers de conservation des documents.
• Élaborer et mener des audits internes de projets et de processus.
• Préparer l’audit externe de la norme ISO 9001:2008.
• Élaborer des procédures standards d’exploitation, y compris des guides et des modèles.
• Suivre les indicateurs clés de rendement.
• Générer et tenir à jour les nomenclatures des équipements nouvellement conçus.
• • Veiller à ce que toutes les pratiques et activités locales soient conformes aux politiques et procédures de l’entreprise.

Exigences minimales

• Baccalauréat en arts ou en sciences et 6 années d’expérience pertinente au minimum, ou une combinaison d’expérience et de formation professionnelle équivalentes avérées.
• Connaissance pratique des systèmes de gestion électronique de documents (GED) en contrôle des documents, en particulier Oracle Aconex, et des méthodologies.
• Expérience de gestion dans un environnement d’équipe en contrôle des documents.
• Capacité à communiquer efficacement avec l’ensemble du personnel de tous les échelons, les clients et les fournisseurs externes.
• Capacité à anticiper les besoins du projet et à travailler de manière autonome avec un minimum de supervision.
• Efficacité et débrouillardise dans l’exécution de tâches multiples et prise d’initiatives dans la résolution de problèmes.
• Capacité à travailler dans un environnement stimulant et sous pression.
• Solides compétences en organisation, souci du détail et capacité à rédiger des documents techniques professionnels.

Qualifications souhaitables

• Expérience des systèmes GED, notamment Aconex, SharePoint Online, Unifier, Oracle, Prism Contruent, BIM 360/ACC et MS Power Platform, y compris PowerAutomate, PowerApps et PowerBI.
• Solides compétences informatiques (MS Word, Excel, PowerPoint, Access, Adobe et Outlook).
• Expérience avec les logiciels de gestion du contrôle de la documentation technique (GED Aconex, Unifier, Share Point, JD Edwards, GED Documentum, SAP, PrismDocs, CRM, ERP, Oracle, People Soft, ProjectWise, GED McLaren, Microsoft Office, AS400, Macros, Global Shop, Solid Works, FSCM, HCM, E-Fin, Proliance, e-Builder, Prolog et Micros). Connaissance de POSSE et de LiveLink, de SPIN et des registres de demandes de service 311.

À propos d’AECOM

AECOM est le chef de file mondial des infrastructures, déterminé à offrir un monde meilleur. En tant qu’entreprise de services professionnels de confiance dotée de vastes compétences techniques, nous résolvons les défis complexes de nos clients dans les domaines de l’eau, de l’environnement, de l’énergie, du transport et du bâtiment. Nos équipes collaborent avec des clients des secteurs public et privé pour créer des solutions novatrices, durables et résilientes tout au long du cycle de vie des projets, qu’il s’agisse de services-conseils, de planification, de conception, d’ingénierie, de gestion de programmes ou de construction. AECOM est une entreprise du Fortune 500 qui a généré des revenus de 16,1 milliards $ au cours de l’exercice 2024. Apprenez-en plus sur aecom.ca.

La liberté de grandir dans un monde d’opportunités

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AECOM offre un large éventail de programmes de rémunération, d’avantages sociaux et de bien-être pour répondre aux divers besoins de nos employés et de leurs familles. Nous sommes l’entreprise d’infrastructure mondiale de confiance, et nous sommes dans le même bateau - votre croissance et votre succès sont également les nôtres.

Rejoignez-nous et vous obtiendrez tous les avantages de faire partie d’une société mondiale cotée en bourse - l’accès à une technologie et à une réflexion de pointe et à un travail de transformation avec un impact important et une flexibilité de travail. En tant qu’employeur de l’égalité des chances, nous croyons au potentiel de chaque personne et nous vous aiderons à atteindre le vôtre.

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