Spécialiste de l'expérience candidat/ Candidate Experience Specialist

Le spécialiste de l'expérience candidat (spécialiste CX) est chargé d'accompagner les candidats (conducteurs, accompagnateurs et autres membres du personnel de la division) tout au long de leur parcours d'intégration, depuis l'offre d'emploi officielle jusqu'au début de leur formation en présentiel.

En tant que principal point de contact pour les nouveaux employés, le spécialiste CX veille à ce que leur expérience soit fluide et positive en coordonnant les calendriers de formation (à distance, sur site ou hybrides), en remplissant tous les documents d'embauche et en gérant les vérifications des antécédents et de la conformité.

*Veuillez noter que ce poste est bilingue anglais/français et que les candidats doivent parler couramment les deux langues.

Responsabilités :

Intégration et accompagnement des candidats :

• Guider les candidats tout au long du processus d'intégration, y compris l'offre officielle, les documents d'embauche et les exigences de conformité.
• S'assurer que les candidats sont inscrits à toutes les formations appropriées (à distance, sur site ou mixtes) et qu'ils sont prêts pour leur première journée de formation en présentiel sur le site qui leur a été attribué.
• Servir de point de contact principal pour tous les nouveaux employés, répondre à leurs questions et leur apporter un soutien tout au long du processus d'intégration.

Documentation et conformité :

• Veiller à ce que tous les documents d'embauche soient remplis avec précision, y compris les vérifications des antécédents et les formulaires liés à la conformité, conformément aux normes de l'entreprise et à la législation en vigueur.
• Tenir à jour les dossiers des candidats et la documentation dans le système de suivi des candidats (SSC) et les autres systèmes de l'entreprise.

Coordination avec les équipes internes :

• Collaborer avec les équipes chargées du recrutement, de la formation, des ressources humaines, des normes d'emploi, de la sécurité et des opérations afin de faciliter le processus d'intégration et de conformité.
• Communiquer régulièrement avec les équipes de formation et les responsables de site afin de coordonner les calendriers et de s'assurer que les candidats sont prêts pour leur formation.

Gestion des systèmes et des processus :

• Utiliser le SSC et d'autres outils pour gérer l'activité et les mouvements des candidats tout au long du processus d'intégration.
• Se tenir informé des mises à jour des systèmes et des processus liés au recrutement et à l'intégration.

Expérience et engagement des candidats :

• Entretenez des relations avec les candidats afin d'améliorer leur expérience, en veillant à leur fournir une communication et un soutien en temps opportun.
• Répondez de manière proactive aux préoccupations des candidats et fournissez-leur des informations à jour afin de maintenir leur engagement et leur intérêt jusqu'au début de la formation.

Indicateurs et rapports :

• Surveillez et communiquez les indicateurs clés de performance (KPI), tels que le délai de recrutement, les taux d'intégration et l'état de préparation à la formation, afin de soutenir l'amélioration continue.
• Identifier les tendances ou les retards potentiels dans le processus d'intégration et prendre les mesures nécessaires.

Conformité et meilleures pratiques :

• Veillez à ce que les pratiques de recrutement et d'intégration soient conformes à la loi sur les normes d'emploi, aux exigences de l'AODA et aux politiques de l'entreprise.
• Maintenez une solide connaissance des pratiques d'embauche conformes et appliquez-les de manière cohérente.

Excellence du service à la clientèle :

• Offrir un service à la clientèle exceptionnel aux candidats et aux équipes internes, tout en maintenant des relations de travail efficaces avec toutes les parties prenantes.

Amélioration continue :

• Se tenir au courant des tendances du secteur et des meilleures pratiques en matière d'expérience des candidats et d'intégration.
• Suggérer et mettre en œuvre des améliorations de processus afin d'optimiser l'efficacité et la qualité du parcours d'intégration.

Tâches supplémentaires :

• Accomplir d'autres tâches assignées afin de soutenir l'équipe et les objectifs de l'entreprise.

Qualifications

• Diplôme d'études secondaires ou équivalent requis ; diplôme d'associé ou licence préféré.
• 2 à 3 ans d'expérience dans un centre d'appels, le recrutement et/ou une fonction RH connexe.
• Une expérience dans un centre d'appels et/ou dans le recrutement à grande échelle est un atout.
• Expérience de travail dans un environnement dynamique axé sur les résultats.
• À l'aise avec un rythme soutenu et un environnement en constante évolution.
• Connaissance des systèmes ATS ou CRM et maîtrise de la suite Microsoft Office.
• Grand souci du détail et sens de l'organisation.
• Excellentes aptitudes en communication interpersonnelle et écrite/orale.
• Sens aigu de l'urgence et gestion efficace du temps.
• Maîtrise parfaite du français et de l'anglais à l'oral et à l'écrit
• Ce poste peut être exercé à distance depuis n’importe quelle province canadienne.

Exigences physiques et conditions de travail

• Environnement de travail à distance avec la possibilité d'utiliser du matériel de bureau standard.
• Peut nécessiter des déplacements minimes vers les établissements de l'entreprise pour des réunions d'équipe ou des formations (le cas échéant).

First Student/Autobus Transco est l'un des principaux fournisseurs de services de transport scolaire. Nous sommes présents dans 460 divisions aux États-Unis et au Canada, où nous travaillons en collaboration avec les centres de services scolaire afin d'assurer le transport sûr, fiable et économique de cinq millions d'élèves chaque jour. Nous employons plus de 48 000 personnes et exploitons et entretenons plus de 43 000 bus.

Postulez dès aujourd'hui pour rejoindre notre équipe !

Nous aspirons à une culture où tout le monde est First. Nous nous efforçons d'attirer et de retenir une main-d'œuvre diversifiée. Par conséquent, toutes les candidatures qualifiées seront prises en considération. Nous encourageons les candidatures des femmes, des personnes handicapées, des Autochtones et des membres d'une minorité visible. First Student est un employeur qui souscrit au principe de l'égalité des chances et, à ce titre, nous maintiendrons et promouvrons une culture inclusive qui favorise la croissance future de tous. First Student s'engage à fournir des aménagements raisonnables à toutes les étapes du processus d'embauche et encourage tous les candidats qui pourraient avoir besoin d'un tel aménagement à nous en informer.

English:

The Candidate Experience Specialist (CX Specialist) is responsible for guiding candidates (drivers, attendants, and other location staff) through their onboarding journey, from the official offer of employment to the start of their in-person training.

Acting as the main point of contact for new hires, the CX Specialist ensures a seamless and positive experience by coordinating training schedules (remote, onsite, or hybrid), completing all hiring documentation, and managing background and compliance checks.

*Please note this position is Bilingual English/French and candidates must have fluency in both languages

Responsibilities:

Candidate Onboarding and Support:

• Guide candidates through the full onboarding journey, including the official offer, hiring documentation, and compliance requirements.
• Ensure candidates are scheduled for all appropriate training (remote, onsite, or a mix) and are prepared for their first day of in-person training at their designated location.
• Serve as the primary point of contact for all new hires, addressing questions and providing support throughout the onboarding process.

Documentation and Compliance:

• Ensure all hiring documentation is completed accurately, including background checks and compliance-related forms, in adherence to company and legal standards.
• Maintain up-to-date records of candidate progress and documentation within the Applicant Tracking System (ATS) and other company systems.

Coordination with Internal Teams:

• Collaborate with Talent Acquisition, Training, HR, Employment Standards, Safety, and Operations teams to facilitate smooth onboarding and compliance processes.
• Communicate regularly with training teams and location managers to coordinate schedules and ensure candidates are prepared for their training.

System and Process Management:

• Utilize the ATS and other tools to manage candidate activity and movement throughout the onboarding process.
• Keep informed of updates in systems and processes related to hiring and onboarding.

Candidate Experience and Engagement:

• Foster relationships with candidates to enhance their experience, ensuring timely communication and support.
• Address candidate concerns proactively and provide updates to maintain engagement and interest until training begins.

Metrics and Reporting:

• Monitor and report on key performance indicators (KPIs), such as time-to-hire, onboarding completion rates, and training readiness, to support continuous improvement.
• Identify and act on trends or potential delays in the onboarding process.

Compliance and Best Practices:

• Ensure recruiting and onboarding practices align with Employment Standards Act, AODA requirements, and company policies.
• Maintain a strong knowledge of compliant hiring practices and apply them consistently.

Customer Service Excellence:

• Provide exceptional customer service to candidates and internal teams, maintaining effective working relationships across all stakeholders.

Continuous Improvement:

• Stay updated on industry trends and best practices in candidate experience and onboarding.
• Suggest and implement process improvements to enhance the efficiency and quality of the onboarding journey.

Additional Duties:

• Perform other duties as assigned to support the team and company’s goals.

Qualifications:

• High School diploma or equivalent required; Associate’s or Bachelor’s degree preferred.
• 2-3+ years of experience in call centre, recruiting, and/or a related HR function.
• Experience with call centre and/or high-volume recruitment is an asset.
• Experience working in fast paced metrics-driven environment.
• Comfortable with high pace and changing environment.
• Familiarity with ATS or CRM systems and proficiency in Microsoft Office Suite.
• Strong attention to detail and organizational skills.
• Excellent interpersonal and verbal/written communication skills.
• High sense of urgency with effective time management.
• 100% Fluency in French & English in verbal, written and spoken
• Remote position requiring fluency in French and English (bilingualism required)

Physical Requirements and Working Conditions

• Remote work environment with the ability to utilize standard office equipment.
• May require minimal travel to company locations for team meetings or training (if applicable).

First Student is a leading provider of school transportation services. We operate in 460 locations across the US and Canada, working with school districts to provide safe, reliable, and cost-effective transportation for five million students per school day. We employ more than 48,000 people and operate and maintain over 43,000 buses.

Apply today to join our team!

We aspire to have a culture where all people are First. We strive to attract and retain a diverse workforce therefore all qualified applicants will receive consideration for employment. We encourage applications from women, persons with a disability, Indigenous peoples and members of a visible minority. First is an equal opportunity employer and by doing so we will sustain and promote an inclusive culture that supports future growth for all. First is committed to providing reasonable accommodation at all stages of the hiring process and encourage all applicants who may require such accommodation to let us know.