Gestionnaire de bureau / Office Manager

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You’re RGA ready

RGA is a purpose-driven organization working to solve today’s challenges through innovation and collaboration. A Fortune 200 Company and listed among its World’s Most Admired Companies, we’re the only global reinsurance company to focus primarily on life- and health-related solutions. Join our multinational team of intelligent, motivated, and collaborative people, and help us make financial protection accessible to all.

Collaborer à l’échelle de l’entreprise pour soutenir, faciliter et améliorer l’expérience des employés et offrir un service efficace et personnalisé au bureau et un soutien en gestion de bureau.
Ce que vous ferez

• Gestion des bureaux : S’assurer que les fournitures de bureau sont commandées, que les niveaux de stock sont maintenus et que les coûts sont maîtrisés. Organiser tous les événements de restauration internes ou externes pour le personnel et/ou les clients. S’assurer que le bureau est nettoyé et entretenu, y compris le nettoyage des tapis de bureau. Veiller à ce que des mesures de lutte antiparasitaire appropriées soient en place. Coordonner le ramassage des déchets et du recyclage. Achats de fournitures de bureau : p. ex., meubles, imprimantes, etc., et s’assurer que les meubles et l’équipement sont toujours en bon état de fonctionnement. S’assurer que des contrats de maintenance sont en place et que la maintenance nécessaire est effectuée pour la climatisation, les imprimantes, les commandes incendie, etc. Gérer et assurer la maintenance de tout déménagement ou modification de bureaux, c’est-à-dire le déplacement du personnel et des postes de travail. Communiquer et tenir le personnel informé des questions relatives au bureau. Adopter une philosophie de « concierge d’employés » / d’expérience client positive dans les fonctions de réception et de gestion de bureau

• Coordonner les principales actions et exigences en matière de santé et de sécurité au travail (SST). Coordonner les initiatives de bien-être et de SST, notamment le programme de massothérapie pour les employés, les vaccinations, les responsables de la sécurité incendie et les premiers répondants. Communiquer avec le gestionnaire des risques concernant la procédure de continuité des activités pour faciliter sa mise en œuvre.

• Gestion bâtiment – Contact : Entretien du bâtiment : S’assurer que les gestionnaires du bâtiment maintiennent un bâtiment propice à un environnement de travail acceptable. Coordonner les ententes de bail au besoin.

• Gestion de l’expérience des employés : rechercher des solutions novatrices pour soutenir et mobiliser les employés afin qu’ils puissent donner le meilleur d’eux-mêmes et ainsi permettre à RGA de donner le meilleur d’elle-même ! Collaborer avec les parties prenantes internes et l’équipe des RH dans l’ensemble de l’organisation sur des projets et des initiatives d’engagement des employés. Coordonner les événements de responsabilité sociale et d’entreprise. Soutenir et coordonner la mise en œuvre des actions, des événements et des activités connexes du comité sur la DEI, le bien-être et la responsabilité sociale, en partenariat avec les parties prenantes de l’entreprise et les RH. Offrir un soutien au programme d’intégration en partenariat avec les RH afin de créer une expérience d’intégration attrayante et positive pour les nouvelles recrues. Suivre et communiquer les principaux indicateurs de rendement le cas échéant.

• Fonctions relatives à la gestion du personnel : responsable de la direction, de l’aide, de la supervision et du suivi des travaux du personnel administratif. et s’assurer que les services de haute qualité répondent aux attentes. Doit former et préparer le groupe à répondre aux besoins de l’entreprise. Devrait évaluer régulièrement la performance afin de mesurer la qualité des services offerts. De plus, la gestion du rendement et le renouvellement des contrats d’équipe relèvent de cette responsabilité.

Qualifications

• Diplôme d’études secondaires ou diplôme d’études générales (GED) requis

• Baccalauréat ès arts/sciences (BA/BS) préférable

• 10+ années d’expérience en gestion de bureau, de préférence avec une équipe de plus de 100 personnes, requises

• Compétences dans la suite MS Office, notamment PowerPoint, Word et Excel. - Compétences techniques – Niveau de compétence intermédiaire requis

• Communication écrite et orale - Compétences techniques - Niveau de compétence intermédiaire requis

• Le bilinguisme est requis en français et anglais.  La connaissance de l’anglais est requise afin de communiquer avec des équipes, parties prenantes et fournisseurs situés à l’extérieur du Québec, ainsi que pour travailler avec des documents en anglais.

• Établissement et gestion de relations – Compétences comportementales – Niveau avancé requis

• Le bilinguisme est requis en français et anglais.  La connaissance de l’anglais est requise afin de communiquer avec des équipes, parties prenantes et fournisseurs situés à l’extérieur du Québec, ainsi que pour travailler avec des documents en anglais.

• Intégrité, confidentialité et responsabilité – Compétences comportementales – Maîtrise avancée requise

• Compétences en résolution de problèmes - Compétences comportementales - Niveau de compétence intermédiaire requis

To collaborate across the business to support, enable, and enhance employee experiences and provide friendly and effective front office service and office management support.
What you will do

• Office Management: Ensure office supplies are ordered, stock levels maintained, and costs contained. Arrange all staff and/or client in house or external catering functions. Ensure that office is cleaned and maintained, including office carpet cleaning. Ensure that relevant pest control measures are in place. Co-ordinate rubbish & recycling removal. Office purchases: i.e., furniture, printers etc also to ensure that furniture and equipment is always in a good and running condition. Ensure that maintenance contracts are in place and that necessary maintenance is being done on air con/printers/fire controls etc Manage and maintain any office moves and or changes i.e. moving of staff & workstations. Liaise and keep staff up to date with regards to office issues. Adopting an “Employee Concierge”/ Positive Customer Experience philosophy in Reception and Office Management duties

• Safety and Risk Management Co-ordinate key Occupational Health & Safety (OH&S) actions and requirements. Co-ordinate Wellbeing and OH&S initiatives; including employee massage program; vaccinations; Fire Wardens; First Aid Officers. Liaise with Risk manager re: Business Continuity Procedure to help with implementation.

• Building Management Contact Building maintenance: Ensure that the building managers upkeep building conducive to an acceptable work environment. Co-ordinate lease agreements as and when necessary

• Employee Experience Management To seek out innovative solutions to support and engage employees to enable them to do their best work so that RGA does its best work! Collaborate with internal stakeholders and HR Team across the organisation on employee engagement projects and initiatives. Co-ordinate Corporate & Social Responsibility events. Support and co-ordinate the delivery of the DEI, Wellbeing and Social Committee actions, events and associated activities in partnership with business stakeholders and HR. Provide On-boarding program support in partnership with HR enabling an engaging and positive onboarding experience for new joiners. Track and report on key metrics as appropriate

• People Management Duties: Responsible for directing, assisting, overseeing, and keeping an eye on the work of administrative personnel. and make sure the high calibre services live up to expectations. Needs to train and prepare the group to fulfil business needs. Should regularly assess performance to gauge the quality of services provided. Additionally, performance management and team contract renewal fall under this responsibility.

Qualifications

• H.S. Diploma or General Education Degree (GED) required

• Bachelor’s Degree in Arts/Sciences (BA/BS) preferred

• 10+ Years Experience in office management work preferably with staff size exceeding 100 required

• Skills in MS Office suite, especially PowerPoint, Word and Excel. - Technical Skills - Intermediate Proficiency required -

• Written and spoken Communication - Technical Skills - Intermediate Proficiency required

• Relationship building and management - Behavioral Skills - Advanced Proficiency required

• Integrity, confidentiality and accountability - Behavioral Skills - Advanced Proficiency required

• Problem solving skills - Intermediate Proficiency required

#LI-MJ1

What you can expect from RGA:

• Gain valuable knowledge from and experience with diverse, caring colleagues around the world.

• Enjoy a respectful, welcoming environment that fosters individuality and encourages pioneering thought.

• Join the bright and creative minds of RGA, and experience vast, endless career potential.

We’re excited to get to know you and connect your unique skills with our global opportunities. To create a modern and seamless experience, we use artificial intelligence (AI) in parts of our preliminary screening process. This technology helps us personalize job recommendations, automate interview scheduling, evaluate candidates based solely on experience—without considering name, gender, or other personal details—and provide real-time answers through our chatbot. AI is used only during early screening and never makes hiring decisions. Your RGA recruiter will work closely with you every step of the way to ensure the process feels personal, thoughtful, and focused on you.

Compensation Range:

Base pay varies depending on job-related knowledge, skills, experience and market location. In addition, RGA provides an annual bonus plan that includes all roles and some positions are eligible for participation in our long-term equity incentive plan. RGA also maintains a full range of health, retirement, and other employee benefits.

RGA is an equal opportunity employer. Qualified applicants will be considered without regard to race, color, age, gender identity or expression, sex, disability, veteran status, religion, national origin, or any other characteristic protected by applicable equal employment opportunity laws.