Executive Assistant to the Chair

*Please submit all application materials in English.  

Role Purpose

The Executive Assistant to the Global Chair plays a critical role in enabling the Chair to operate effectively at the enterprise level within the Firm and externally as an ambassador. This role serves as a trusted Partner to the Chair, responsible for managing global logistics and high-discretion stakeholder interactions to ensure the Chair’s time, travel, and engagements are organized intentionally.

Key Responsibilities

Calendar Management and Meeting Preparation

• Proactively manage the Chair’s calendar including:

- Owning all scheduling effectively (travel arrangements, internal/external meetings, etc.)

- Anticipating and addressing scheduling conflicts

- Prioritize and filter meeting requests in alignment with guidance from the Chair

• Aid in meeting preparation (i.e., background research, document preparation)

Global Travel and Engagement Logistics

• Intentionally plan and manage the Chair’s annual travel calendar
• Design multi-region travel itineraries and manage related travel expenses
• Coordinate logistics to ensure seamless travel, particularly across Europe, with understanding of regional logistics and local business norms

Stakeholder Communication and Coordination

• Serve as a primary coordination point on behalf of the Chair including for high-discretion communications with the Board, CEO, ExCo, Partners, and external clients/relationships
• Manage correspondence and scheduling with discretion, professionalism, and strong judgment
• Handle sensitive requests and information with maturity and confidentiality

Meeting and Event Support

• Coordinate logistics for Board meetings, Partner Gatherings, and other internal meetings as needed
• Support preparation of materials in partnership with all relevant stakeholders

Office of Chair Operations Support

• Maintain organizational systems for tracking engagements, contacts, and logistics
• Support expense management, travel administration, and operational processes
• Contribute to establishing efficient ways of working within the Office of the Chair

What This Role Is Not

This role does not function as a traditional administrative assistant focused solely on reactive scheduling. It requires proactive judgment, global coordination capability (especially in European markets), and comfort working in high-discretion environments.

What We’re Looking For

Required:

• Bachelor's degree required
• A minimum of 5 years' experience serving in an administrative function, ideally within a professional services firm
• Excellent written and verbal communication skills, with the ability to interact confidently with senior leaders and external stakeholders
• Exceptional level of discretion and professional judgment
• Experience managing complex global travel including strong familiarity with Europe (geography, business norms, and cross-border coordination)
• High degree of proficiency and comfort using AI tools and technology
• Strong organizational skills and attention to detail

Preferred:

• Experience in professional services, consulting, or partnership-based firms
• Ability to operate independently in ambiguous, fast-moving settings

Key Success Factors

Success in this role looks like:

• Strong trusted relationship and partnership with the Chair and relevant stakeholders
• The Chair’s time is managed effectively to maximize impact and is consistently aligned with strategic priorities
• Travel, particularly across Europe, is intentionally planned and runs seamlessly
• Stakeholder interactions are smooth, professional, and well-coordinated and all communications are polished and professional

About Egon Zehnder

Egon Zehnder is the world’s preeminent leadership advisory firm, inspiring leaders to navigate complex questions with human answers. We help organizations get to the heart of their leadership challenges and offer honest feedback and insights to help leaders realize their true being and purpose.

We are built on a foundation that supports partnership in the truest sense of the word and aligns our interests with the interests of our clients. Our 560 consultants across 64 offices and 36 countries are former industry and functional leaders who collaborate seamlessly across geographies, industries and functions to deliver the full power of the Firm to every client, every time.

We partner closely with public and private corporations, family-owned enterprises, and non-profit and government agencies to provide executive search, leadership solutions, CEO search and succession and board advisory.

We believe that together we can transform people, organizations and the world through leadership.

Due to high volume, we will only be contacting applicants who meet all of the minimum requirements listed in the job description. Only those applicants who align most closely with our minimum and preferred qualifications will be contacted for an interview. The Recruiting team at Egon Zehnder will retain your application materials and may contact you regarding future opportunities.

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*Please submit all application materials in English.  

Objectif du poste

L’assistant(e) de direction du Président mondial joue un rôle essentiel pour permettre au Président d’exercer efficacement ses fonctions au sein de l’entreprise et auprès des parties prenantes externes, en tant qu’ambassadeur. Ce rôle consiste à être un partenaire de confiance pour le Président, chargé de gérer la logistique internationale et les relations confidentielles avec les parties prenantes afin d’assurer une organisation optimale de son temps, de ses déplacements et de ses engagements.

Principales responsabilités

Gestion de l'agenda et préparation des réunions

• Gérer proactivement l'agenda du/de la président(e), notamment :

- Assurer une planification efficace (déplacements, réunions internes/externes, etc.)

- Anticiper et résoudre les conflits d'agenda

- Prioriser et filtrer les demandes de réunion conformément aux directives du/de la président(e)

• Contribuer à la préparation des réunions (recherches documentaires, élaboration de documents, etc.)

Logistique des déplacements et des engagements internationaux

• Planifier et gérer le calendrier annuel des déplacements du/de la président(e)
• Concevoir des itinéraires de voyage multirégionaux et gérer les frais de déplacement associés
• Coordonner la logistique pour assurer le bon déroulement des déplacements, notamment en Europe, en tenant compte des spécificités logistiques régionales et des pratiques commerciales locales

Communication et coordination avec les parties prenantes

• Assurer la coordination principale au nom du président, notamment pour les communications confidentielles avec le conseil d'administration, le PDG, le comité exécutif, les partenaires et les clients/relations externes.
• Gérer la correspondance et l'agenda avec discrétion, professionnalisme et discernement.
• Traiter les demandes et les informations sensibles avec maturité et confidentialité.

Soutien aux réunions et événements

• Coordination logistique des réunions du conseil d'administration, des rencontres partenaires et autres réunions internes, selon les besoins
• Appui à la préparation des supports en collaboration avec toutes les parties prenantes concernées

Soutien aux opérations du Bureau du Président

• Maintenir les systèmes organisationnels de suivi des engagements, des contacts et de la logistique
• Apporter un soutien à la gestion des dépenses, à l'administration des déplacements et aux processus opérationnels
• Contribuer à l'établissement de méthodes de travail efficaces au sein du Bureau du Président

Ce que ce poste n'est pas

Ce poste ne correspond pas à celui d'un assistant administratif traditionnel axé uniquement sur la planification réactive. Il exige un esprit d'initiative, une capacité de coordination à l'échelle mondiale (notamment sur les marchés européens) et une aisance à travailler dans des environnements où la confidentialité est primordiale.

Profil recherché

Exigences :

• Un baccalauréat est requis
• Au moins 5 ans d'expérience dans une fonction administrative, idéalement au sein d'une entreprise de services professionnels.
• Excellentes compétences en communication écrite et orale, avec la capacité d'interagir avec assurance avec les dirigeants et les parties prenantes externes
• Discrétion et jugement professionnel exceptionnels
• Expérience de la gestion de voyages internationaux complexes, notamment une excellente connaissance de l'Europe (géographie, usages commerciaux et coordination transfrontalière)
• Maîtrise des outils et technologies d'IA
• Sens de l'organisation et souci du détail

Profil recherché :

• Expérience au sein de cabinets de services professionnels, de sociétés de conseil ou de sociétés en nom collectif
• Capacité à travailler de manière autonome dans des environnements complexes et en constante évolution

Facteurs clés de succès

La réussite dans ce rôle se traduit par :

• Une relation de confiance et un partenariat solides avec le/la président(e) et les parties prenantes concernées
• Une gestion efficace du temps du/de la président(e) afin d’optimiser l’impact et son alignement constant avec les priorités stratégiques
• Des déplacements, notamment en Europe, planifiés avec soin et sans accroc
• Des interactions fluides, professionnelles et bien coordonnées avec les parties prenantes, ainsi qu’une communication soignée et professionnelle pour toutes les communications

À propos d’Egon Zehnder

Egon Zehnder est le plus important cabinet-conseil en leadership au monde, inspirant les dirigeants d’entreprise à résoudre des questions complexes avec des réponses humaines. Nous aidons les organisations à prendre le dessus sur leurs défis de leadership et leur offrons des commentaires et des idées honnêtes pour amener les dirigeants à réaliser leur plein potentiel tout en ciblant leurs objectifs.

Nous nous appuyons sur une base qui soutient le partenariat au sens le plus pur et qui harmonise nos intérêts avec ceux de nos clients. Nos 560 consultants répartis dans 64 bureaux et 36 pays sont d’anciens dirigeants fonctionnels et sectoriels qui collaborent de façon transparente dans une multitude de régions, de secteurs d’activité et de fonctions afin de toujours offrir la pleine valeur de l’entreprise à chaque client.

Nous collaborons étroitement avec des sociétés publiques et privées, des entreprises familiales et des organismes sans but lucratif et gouvernementaux pour offrir des solutions de direction ainsi que des services de recrutement de cadres, de recrutement et de relève de chefs de la direction, de consultation pour les conseils d’administration et de diversité, d’équité et d’inclusion.

Nous croyons qu’ensemble, nous pouvons façonner un leadership qui transformera les gens, les entreprises et le monde.

En raison du volume élevé de candidatures, nous communiquerons uniquement avec les candidats qui satisfont à toutes les exigences minimales énumérées dans la description de poste. Seuls les candidats qui correspondent le plus aux qualifications minimales et privilégiées seront convoqués pour une entrevue. L’équipe de recrutement d’Egon Zehnder conservera vos documents de candidature et pourrait communiquer avec vous au sujet de possibilités futures.