Directeur ou directrice, Opérations / Director, Operations

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Mitacs est un organisme sans but lucratif national qui aide des partenaires du secteur privé et sans but lucratif à résoudre des défis stratégiques en tirant profit du talent postsecondaire de première classe du Canada et d’un réseau mondial de partenariats avec des entreprises, des établissements d’enseignement et des gouvernements. Par ces collaborations, Mitacs aide les entreprises partenaires et les partenaires communautaires à réussir, améliore le développement des compétences pratiques des étudiants et renforce l’écosystème d’innovation de calibre mondial du Canada. À Mitacs, nous nous efforçons de développer la prochaine génération d’innovateurs en les aidant à acquérir des compétences de recherche et d’affaires essentielles à leur réussite. En collaboration avec des entreprises, des gouvernements et des établissements d’enseignement du Canada et de l’étranger, nous soutenons l’avènement d’une nouvelle économie en tablant sur la plus importante ressource du Canada : son capital humain. 

Pour mieux comprendre Mitacs et avoir plus de détails sur ce poste, veuillez visiter notre site Web: https://www.mitacs.ca/fr-ca/carrieres/

Description du poste

Le directeur ou la directrice des opérations occupe un poste de direction et supervise l’exécution stratégique et quotidienne des activités de l’organisation en ce qui concerne l’ensemble du processus de demande et d’administration des subventions, ainsi que les fonctions de soutien à la clientèle. La personne titulaire du poste est responsable d’assurer l’efficacité de l’organisation, son aptitude à accroître sa capacité de prestation, l’excellence du service de soutien à la clientèle et la conformité en alignant les stratégies opérationnelles sur les objectifs de l’organisation, en optimisant les flux de travail et en gérant une équipe dispersée sur le plan régional.

Principales responsabilités

Gestion des opérations stratégiques

• Élaborer et mettre en œuvre des stratégies opérationnelles alignées sur les objectifs de l’organisation.
• Mener des initiatives d’amélioration des processus visant à obtenir des gains d’efficacité mesurables.
• Établir, suivre et atteindre des indicateurs de rendement clés (délai, satisfaction de la clientèle) au moyen de tableaux de bord de rendement.
• Favoriser la collaboration interfonctionnelle pour éliminer les silos.

Optimisation des processus et des systèmes

• Effectuer des évaluations des opérations et repérer les possibilités d’amélioration.
• Mettre en œuvre des procédures opérationnelles normalisées et des initiatives de transformation numérique.
• Exploiter et mettre en œuvre des outils d’IA et des méthodes d’automatisation pour atteindre les objectifs organisationnels (par exemple, le projet de transformation organisationnelle de Mitacs).

Gestion des contrats

• Contrôler le respect des obligations contractuelles des bailleurs de fonds.
• Mettre en œuvre et surveiller les systèmes afin de garantir l’exactitude des données par le biais de contrôles et de pratiques exemplaires.
• Valider les activités de reddition de comptes relatives à différentes ententes de financement.

Leadership et perfectionnement de l’équipe

• Constituer et diriger des équipes à haute performance (équipes Prestation des services et Service et soutien à la clientèle, entre autres).
• Assurer l’encadrement, l’évaluation du rendement et la planification de la relève.
• Favoriser une culture d’amélioration continue et d’excellence opérationnelle.

Gestion des parties prenantes

• Collaborer avec des partenaires internes et externes (Bureau des services de recherche [BSR], professeur·es superviseur·es, stagiaires et organisations partenaires).

Conformité et gestion des risques

• Identifier et atténuer les risques opérationnels.
• Veiller au respect des normes et des pratiques exemplaires du secteur ainsi que des normes internes.

Suivi de la performance et reddition de comptes

• Analyser les données opérationnelles afin d’identifier les tendances et les inefficacités.
• Préparer des rapports pour la haute direction et présenter des recommandations stratégiques.
• Utiliser l’analyse prédictive pour une prise de décision proactive.

Qualifications exigées

Éducation

• Baccalauréat en administration des affaires, en gestion des opérations ou dans un domaine connexe.

Expérience

• Capacité démontrée sur 8 à 12 ans à obtenir des résultats en matière de gestion des opérations, notamment dans :
  • la planification et la gestion de la charge de travail;
  • l’amélioration du rendement et de la productivité;
  • l’amélioration de la qualité.
• 5 ans ou plus dans des fonctions de direction à la tête d’équipes interfonctionnelles.

Compétences

• Solides compétences en analyse et en interprétation des données.
• Expertise en matière d’établissement de budgets, de contrôle des coûts et d’amélioration du flux de travail transactionnel.
• Excellentes compétences en communication, de leadership et de gestion de projet.
• Maîtrise des outils et de la suite Microsoft Office.
• Expérience et connaissances en matière de mise en œuvre d’outils et de technologies d’intelligence artificielle.
• ‌La connaissance de l’anglais écrit et parlé est requise dans ce rôle car vous interagirez avec des collègues, une clientèle et des parties prenantes partout au Canada.

Certifications (atouts)

• Lean Six Sigma (ceinture verte/noire)
• Professionnel·le de la gestion de projet (certification PMP)
• Certifications Agile

Échelle d’embauche : $117,200 - $139,175

Transparence quant aux échelles d’embauche et salariale

Habituellement, le personnel est embauché, transféré ou promu selon l’échelle salariale, et plus particulièrement entre le minimum et le point médian de l’échelle d’embauche.

L’échelle salariale est l’échelle de salaires de base pour un poste donné, qui comprend les montants minimum et maximum. Le point médian de l’échelle se trouve environ à mi-chemin entre le minimum et le maximum et indique une employée ou un employé pleinement qualifié possédant des connaissances professionnelles complètes et de l’expérience pour le poste.

Seulement dans des circonstances rares et exceptionnelles, lorsqu’un candidat possède une expérience, des compétences et une expertise dépassant celles requises pour le poste, que nous envisagerions de payer au-dessus de l’échelle salariale pour ce poste.

L’équité, la diversité et l’inclusion (EDI) ainsi que la décolonisation sont des valeurs fondamentales à Mitacs Équité, diversité et inclusion — Mitacs. Nous croyons qu’une main-d’œuvre composée d’individus présentant une diversité d’idées, de forces, de champs d’intérêt et d’origines (p. ex. identités et expressions de genre, autochtonie, race, aptitudes, orientation sexuelle et autres identités) sont indispensables à notre succès. Nous encourageons tout le monde à postuler, et nous vous invitons à communiquer avec nous si vous avez besoin de mesures d’adaptation pendant le processus de recrutement.

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Mitacs is a national not-for-profit that helps industry and non-profit partners solve strategic challenges by leveraging Canada’s world-class post-secondary talent and a global network of industry, academic, and government partnerships. Through these collaborations, Mitacs helps business and community partners succeed, improves students’ on-the-job skills development, and strengthens Canada’s world-class innovation ecosystem. At Mitacs, we strive to develop the next generation of innovators with vital research and business skills. In partnership with domestic and international companies, governments, and academia, we support a new economy using Canada’s most valuable resource – its people. 

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website: https://www.mitacs.ca/careers/

Position Summary

The Director of Operations is a leadership role responsible for overseeing the strategic and day-to-day execution of business operations for the end-to-end grant award application and administration process and client service support functions. This position ensures organizational efficiency, scalability, excellent client support service, and compliance by aligning operational strategies with organizational goals, optimizing workflows, and managing a regionally dispersed team.

Key Responsibilities

Strategic Operations Management

• Develop and execute operational strategies aligned with company objectives.
• Lead process improvement initiatives targeting measurable efficiency gains.
• Establish,monitor, and achieve key performance indicators (KPIs) e.g (lead time, client satisfaction) using performance dashboards.
• Drive cross-functional collaboration to eliminate silos.

Process Optimization & Systems

• Conduct operational assessments and identify improvement opportunities.
• Implement standardized procedures and digital transformation initiatives
• Leverage and implement AI tools and automation to achieve organizational objectives (e.g. Mitacs Enterprise Transformation project).

Contract Management

• Monitor compliance with funder contractual obligations
• Implement and monitor systems to ensure data accuracy through controls and best practices
• Validate reporting activity to multiple funding agreements

Team Leadership & Development

• Build and lead high-performing teams (incl. service delivery, client service support).
• Provide coaching, performance evaluations, and succession planning.
• Foster a culture of continuous improvement and operational excellence.

Stakeholder Management

• Collaborate with internal and external partners (Office of Research Services (ORS), Academic Supervisors, Interns, and Partner Organizations).

Risk Management & Compliance

• Identify and mitigate operational risks.
• Ensure adherence to industry standards/best practices as well as internal standards.

Performance Monitoring & Reporting

• Analyze operational data to identify trends and inefficiencies.
• Prepare executive reports and present strategic recommendations.
• Use predictive analytics for proactive decision-making.

Required Qualifications

Education

• Bachelor’s degree in Business Administration, Operations Management, or related field.

Experience

• 8–12 years of demonstrated achievement of results in operations management , including:
  • Workload capacity planning and management
  • Throughput and productivity improvement
  • Quality improvement
• 5+ years in leadership roles managing cross-functional teams.

Skills

• Strong analytical and data interpretation skills.
• Expertise in budgeting, cost control, and transactional workflow improvement.
• Excellent communication, leadership, and project management abilities.
• Proficient in Microsoft Office tools/suite
• Experience and knowledge implementing AI tools & technologies
• Knowledge of written and spoken English is required in this role as you will interact with colleagues, clients and stakeholders located across Canada

Certifications (Preferred)

• Lean Six Sigma (Green/Black Belt)
• Project Management Professional (PMP)
• Agile certifications

Hiring Range: $117,200 - $139,175

Hiring and Salary Range Transparency

Typically, employees are hired, transferred, or promoted within the salary range, specifically between the minimum and midpoint in the hiring range.

The salary range refers to the range of base salaries for a given position, encompassing the minimum and maximum amounts. The midpoint of the range is positioned approximately halfway between the minimum and maximum, indicating a fully qualified employee with comprehensive job knowledge and experience for the role.

Only in rare and exceptional circumstances, where a candidate has the experience, skills, and expertise that far exceed those required for the position, would we consider paying above the hiring range for this role.

Equity, diversity, and inclusion (EDI) and decolonization are core values at Mitacs: Equity, Diversity, and Inclusion - Mitacs. We believe a diverse workforce comprised of individuals with different ideas, strengths, interests, and backgrounds (e.g., gender identities and expressions, Indigeneity, race, abilities, sexual orientation, and other identities) are crucial to our success. We welcome everyone to apply and encourage you to connect with us if you require accommodations during the recruitment process.