Coordonnateur·rice, événements engagement collègue

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Le·la coordonnateur·rice, événements et engagement collègue joue un rôle déterminant dans l’expérience collègue et les moments clés de la vie organisationnelle, en contribuant au déploiement des initiatives et des événements.

Il·elle collabore étroitement avec les équipes de direction ainsi qu’avec les fonctions responsables des communications internes et de l’engagement collègue, afin de contribuer à une expérience collègue fluide et cohérente à travers l’organisation.

Point de contact principal auprès des gestionnaires d’immeubles pour l’ensemble des bureaux, il·elle joue un rôle central dans la coordination des opérations liées aux espaces de travail et contribue ainsi à la création d’un environnement de travail accueillant, fonctionnel et mobilisant.

Événements et engagement collègue

• Soutenir la planification et le déploiement des événements et des initiatives d’engagement à l’échelle nationale
• Piloter les comités sociaux à l’échelle nationale, gérer le budget associé et assurer la mise en œuvre d’initiatives mobilisatrices favorisant l’engagement des collègues
• Coordonner la logistique des événements internes au siège social et soutenir les autres bureaux dans la planification et l’organisation de leurs activités
• Assurer la préparation et la mise en place des événements internes au siège social, incluant le montage et le démontage, et offrir un soutien opérationnel avant, pendant et après les activités
• Soutenir la préparation de contenus et de communications internes liés aux initiatives d’engagement, notamment à l’intégration des nouveaux collègues

Gestion des fournisseurs

• Identifier, négocier et gérer les fournisseurs pour les événements (traiteurs, services, matériel, etc.), dans le respect des budgets établis
• Assurer le suivi des factures en collaboration avec le service de la comptabilité
• Agir comme point de contact principal auprès des gestionnaires d’immeubles pour l’ensemble des bureaux

Hospitalité au siège social

• Assurer une expérience d’accueil professionnelle et chaleureuse pour les collègues et les visiteurs du siège social
• Veiller au bon fonctionnement et à l’expérience des espaces communs (salles de réunion, cuisines et espaces collaboratifs)
• Mettre en place des initiatives visant à optimiser l’expérience collègue au siège social, notamment en matière de services, d’offres alimentaires, de confort et d’aménagement des espaces
• Assurer une présence au bureau, notamment à la réception, lors des journées Connexion (3 jours par semaine), afin de soutenir les opérations quotidiennes et l’accueil des collègues.  

Soutien administratif à la direction générale

• Offrir un soutien administratif pour certaines demandes de la direction générale
• Assurer la gestion des boîtes courriels génériques et la redirection des messages vers les équipes concernées

• Diplôme en administration, en gestion d’événements, en communication, en hôtellerie ou dans un domaine connexe
• Minimum de 2 ans d’expérience dans un rôle similaire (événementiel, coordination, service à la clientèle, hospitalité ou conciergerie corporative)
• Expérience en coordination logistique et en gestion de fournisseurs
• Bilinguisme (français et anglais), à l’oral et à l’écrit
• Maîtrise des outils de la suite Microsoft Office (Outlook, Teams, Excel, PowerPoint, etc.)
• Disponibilité occasionnelle en dehors des heures normales de travail, incluant les fins de semaine (événements)

• Approche positive et orientée vers les solutions 
• Passion et engagement  
• Fiabilité et rigueur  
• Gestion multitâche efficace  
• Autonomie et proactivité  
• Esprit d’équipe et collaboration 
• Volonté constante de se dépasser  
• Passion pour l’innovation, la technologie et la donnée 

*La connaissance de l’anglais est requise pour ce poste, car la personne titulaire devra communiquer régulièrement à l’oral et à l’écrit avec des collègues, partenaires ou fournisseurs situés à l’extérieur du Québec, rédiger des documents internes bilingues et participer à des réunions tenues en anglais. L’employeur a évalué la possibilité de répartir autrement les tâches ou d’utiliser des outils de soutien linguistique, mais a conclu que la maîtrise de l’anglais est essentielle à l’exercice de ces fonctions.

En cas de questions, veuillez vous référer à notre Politique de recrutement.