Coordinator, Talent Acquisition & Management

Our Vision

P\S\L Group is a global organisation dedicated to putting information at the service of medicine.  The companies and people of the P\S\L Group aim to improve medical care by serving those who need it, those who provide it and those who seek to improve it.

To this end, we want our information and education services to contribute to the goals we share with our clinicians, clients and supporters, namely: to accelerate the advancement of medicine and help people enjoy better, longer lives. 

Purpose

Our key contribution to society is to help clinicians and those who support them provide state-of-the-art medical care. 

Our primary business purpose is to help clients and supporters increase the effectiveness of activities pertaining to scientific communication, medical education and the maintenance of clinician audience intimacy.

Position Summary 

We are seeking a highly organized and detail-oriented Talent Coordinator to provide essential support to our Global Talent Team operating in the US, Canada, UK and Europe. This role will focus on ensuring accurate and efficient handling of administrative HR tasks, including employee records management, compliance documentation, and freelancer coordination. The successful candidate will act as a cornerstone of the Talent team, enabling seamless operations across our global workforce while maintaining strict confidentiality.

Key Responsibilities

1. Annual Salary and Bonus Processes
• Prepare and distribute annual salary and bonus letters.
• Ensure accurate updates to each system with employee titles, salaries, and manager assignments.
• File letters in the individual electronic personnel file per country
2. Employee Data Management
• Update employee records for address changes and organisational changes across systems 
• Process employee anniversaries by sending updates and maintaining the talent internal sites
3. Recruitment and Onboarding Support
• Send 60/90-day check-in emails to new hires and resolve outstanding responses within 2 weeks.
4. Employment Documentation
• Process employment verifications for current and former employees.
• Track and collect acknowledgements to policy changes, new compensation policies in keeping with ISO compliance
• Maintain employee files by adding salary changes, commission letters, and immigration-related documentation.
• Provide state/province and city data of employee location to managers in organising internal meetings and adhering to standard Ultiflex rules
5. Freelancer Process Management
• Manager bottlenecks & collection of documents and file in electronic personnel files.
6. LinkedIn Competitive Intelligence
• Quarterly mining of data from LinkedIn in updating competitive intelligence data for each main competitor in our domains. 

Key Skills, Knowledge & Professional Education

• Bachelor’s degree in Human Resources or related field
• Strong attention to detail and ability to manage multiple tasks with accuracy.
• Proficiency in HRIS systems, Microsoft Office Suite (Excel, Word, Outlook), Google Suite and Quickbase.
• Excellent organizational and time-management skills.
• Strong written and verbal communication abilities in both English and French.
• High level of integrity and ability to handle sensitive and confidential information with discretion.

Preferred Qualifications:

• 1+ years of experience in an administrative or HR-related role.
• Familiarity with global HR processes and compliance requirements.
• Experience in a remote, multicultural team environment.

Key Competencies:

• Adaptability to work with teams in different time zones.
• A proactive mindset and ability to prioritize tasks effectively.
• Strong customer service orientation and problem-solving skills.

Why Join Us?

• Opportunity to work in a dynamic, fast-paced, and global environment.
• Be part of an innovative HR team supporting a diverse workforce.
• Competitive compensation and benefits, including RRSP match. 
• Remote work flexibility with a focus on work-life balance.

This role reports to the Manager, Talent Acquisition and Management based in Montreal, Canada.

Notre Vision

Groupe P\S\L est une organisation mondiale dédiée à mettre l'information au service de la médecine. Les entreprises et les personnes du Groupe P\S\L visent à améliorer les soins médicaux en servant ceux qui en ont besoin, ceux qui les fournissent et ceux qui cherchent à les améliorer. À cette fin, nous souhaitons que nos services d'information et d'éducation contribuent aux objectifs que nous partageons avec nos cliniciens, clients et partenaires, à savoir : accélérer l'avancement de la médecine et aider les gens à vivre mieux et plus longtemps

Notre Mission

Notre contribution clé à la société est d'aider les cliniciens et ceux qui les soutiennent à fournir des soins médicaux de point. Notre objectif commercial principal est d'aider nos clients et partenaires à accroître l'efficacité des activités liées à la communication scientifique, à l'éducation médicale et au maintien d'une relation étroite avec les cliniciens.

Résumé du Poste

Nous recherchons un(e) Coordinateur(trice) des talents hautement organisé(e) et soucieux(se) du détail pour fournir un soutien essentiel à notre équipe mondiale des talents opérant aux États-Unis, au Canada, au Royaume-Uni et en Europe. Ce rôle se concentrera sur la gestion précise et efficace des tâches administratives en ressources humaines, y compris la gestion des dossiers des employés, la documentation de conformité et la coordination des freelances. Le(la) candidat(e) retenu(e) jouera un rôle central au sein de l'équipe des talents, permettant des opérations fluides à travers notre main-d'œuvre mondiale tout en maintenant une stricte confidentialité.

Responsabilités ClésProcessus Annuels de Salaire et de Bonus

• Préparer et distribuer les lettres annuelles de salaire et de bonus.

• Assurer la mise à jour précise de chaque système avec les titres des employés, les salaires et les affectations des gestionnaires.

• Classer les lettres dans le dossier électronique individuel du personnel par pays.

Gestion des Données des Employé

• Mettre à jour les dossiers des employés pour les changements d'adresse et les changements organisationnels à travers les sysèmes.

• Traiter les anniversaires des employés en envoyant des mises à jour et en maintenant les sites internes.

Soutien au Recrutement et à l'Intégration

• Envoyer des courriels de suivi à 60/90 jours aux nouvelles recrues et résoudre les réponses en suspens dans les deux semaines.

Documentation d'Emploi

• Traiter les vérifications d'emploi pour les employés actuels anciens.

• Suivre et collecter les accusés de réception des changements de politique, des nouvelles politiques de rémunération conformément à la conformité ISO.

• Maintenir les dossiers des employés en ajoutant les changements de salaire, les lettres de commission et la documentation liée à l'immigration.

• Fournir des données d'état/province et de ville de l'emplacement des employés aux gestionnaires pour organiser des réunions internes et respecter les règles standard d'ultiflex.

Gestion des Processus des Contracteurs

• Gérer les goulots d'étranglement et la collecte des documents et les classer dans les dossiers électroniques du personnel. 

Veille Concurrentielle sur LikedIn

• Extraction trimestrielle de données à partir de LinkedIn pour mettre à jour les données de veille concurrentielle pour chaque concurrent principal dans nos domaines.

Compétences Clés, Connaissances et Formation Professionnelle

• Diplôme de baccalauréat en ressources humaines ou dans un domaine annexe. 

• Forte attention aux détails et capacité à gérer plusieurs tâches ave précision.

• Maîtrise des systèmes d'information RH (SIRH), de la suite Microsoft Office (Excel, Word, Outlook), de la suite Google et d Quickbase.

• Excellentes compétences organisationnelles et en gestion de temps.

• Excellentes capacités de communication écrite et verbale en anglais et en français.

• Niveau élevé d'intégrité et capacité à gérer des informations sensibles et confidentielles avec discrétion.

Qualifications Préférées :

• 1+ an d'expérience dans un rôle administratif ou lié aux ressources humaines.

• Familiarité avec les processus RH mondiaux et les exigences de conformité.

• Expérience dans un environnement d'équipe multiculturelle et à distance.

CompétencesClés :

• Adaptabilité pour travailler avec des équipes dans différents fuseaux horaires.

• Esprit proactif et capacité à prioriser efficacement les tâches.

• Forte orientation service client et compétences en résolution de problèmes.

Pourquoi Nous Rejoindre ?

• Opportunité de travailler dans un environnement dynamique, rapide et mondial.

• Faites partie d'une équipe RH innovante soutenant une main-d'œuvre diversifiée.

• Rémunération et avantages sociaux compétitifs, y compris une contrepartie REER.

• Flexibilité de travail à distance avec un accent sur l'équilibre travail-vie personnelle.

Ce poste relève du Responsable de l'Acquisition et de la Gestion des Talents basé à Montréal, Quebec.