Assistant(e) Administratif(ve) Principal(e)/Senior Adminitrative Assistant

The Senior Administrative Assistant mainly takes part in providing administrative support for the whole organization.

RESPONSIBILITIES 

More specifically, the Senior Administrative Assistant must:

• Provide administrative support to the whole organization;
• Assist the director in the administrative management of the clinical research site;
• Ensure that facility and administrative support matters tickets are managed, resolved and closed;
• Contact different vendors and contractors for facility maintenance;
• Participate in adding and maintaining information such as budgets, schedules, reports and more in CTMS or other electronic systems;
• Ensure that the required administrative material and other office supplies are available;
• Participate in various administrative tasks, including but not limited to: Photocopy and digitization of documents, collect/track/file and maintain electronic or physical documents;
• Participates in the monitoring of certain KPIs data;
• Verifies and approve invoices;
• Replace the medical secretaries and receptionists to ensure business continuity for planned or unplanned absences;
• Ensure visitors are signing in the visitor log and are always accompanied and/or identified;
• Understands the principles and processes for providing excellent customer service internally and externally;
• Support management in other administrative activities.

Employee may be assigned to other responsibilities that do not pertain to their former description, if they have the required experience, are qualified and/or have received adequate training.

IDEAL PROFILE 

Education 

• High School diploma, vocational studies or equivalent.

Experience 

• Minimum of 4 years of experience in an administrative role;
• Experience working in pharmaceutical and/or CRO environment will be considered as an asset;

Knowledge and skills 

• Intermediate / advanced knowledge of Microsoft Office Suite (Excel-Word);
• French / English bilingualism (oral and written);
• Demonstrates an ability to learn quickly and an intellectual curiosity;
• Likes teamwork;
• Good analytical skills;
• Can test creativity;
• Sense of organization and solution oriented
• Ability to work on several tasks at the same time;
• Integrity, diligence and rigor;
• Autonomy;

Good knowledge of good clinical practices, and applicable Health Canada and Food and Drug Administration (FDA) regulations/guidelines. 

OUR COMPANY 

The work environment 

At Indero, you will work with brilliant and driven colleagues. Our values are collaboration, innovation, reliability and responsiveness. We offer a stimulating work environment and attractive advancement opportunities. 

In this position, you will be eligible for the following perks: 

• Flexible work schedule 
• Permanent full-time position 
• Company benefits package
• Ongoing learning and development 

About Indero  

Indero is a contract research organization (CRO) specialized in dermatology and rheumatology. Since its beginnings in 2000, our organization has benefited from a solid reputation for the quality of its research and services exceeding the expectations of its clients. Based in Montreal, Indero continues to grow and expand in North America and Europe. 

Indero is committed to providing equitable treatment and equal opportunity to all individuals. As such, Indero will provide accommodations throughout the recruitment and selection process to applicants with disabilities, upon request. 

Indero only accepts applicants who can legally work in Canada.

L’Adjoint(e) Administratif(ve) Principal(e) participe principalement à l’offre de soutien administratif pour l’ensemble de l’organisation.

RESPONSABILITÉS

Plus précisément, l’Adjoint(e) Administratif(ve) Principal(e) doit :

• Fournir un soutien administratif à l’ensemble de l’organisation ;
• Assister le directeur dans la gestion administrative du site de recherche clinique ;
• Veiller à ce que les demandes liées aux installations et au soutien administratif soient traitées, résolues et clôturées ;
• Contacter différents fournisseurs et entrepreneurs pour l’entretien des installations ;
• Participer à l’ajout et à la mise à jour d’informations telles que les budgets, les horaires, les rapports, etc., dans le CTMS ou d’autres systèmes électroniques ;
• S’assurer que le matériel administratif requis et les fournitures de bureau soient disponibles ;
• Participer à diverses tâches administratives, y compris, sans s’y limiter : la photocopie et la numérisation de documents, la collecte/le suivi/le classement et la conservation de documents électroniques ou physiques ;
• Participer au suivi de certaines données d’indicateurs de performance (KPI) ;
• Vérifier et approuver les factures ;
• Remplacer les secrétaires médicales et les réceptionnistes pour assurer la continuité des activités en cas d’absence planifiée ou imprévue ;
• S’assurer que les visiteurs signent le registre des visiteurs et sont toujours accompagnés et/ou identifiés ;
• Comprendre les principes et processus pour offrir un excellent service à la clientèle, tant à l’interne qu’à l’externe ;
• Soutenir la direction dans d’autres activités administratives.
• L’employé(e) peut se voir confier d’autres responsabilités ne figurant pas dans cette description, s’il/elle possède l’expérience requise, est qualifié(e) et/ou a reçu une formation adéquate.

PROFIL IDÉAL

Formation

• Diplôme d’études secondaires, études professionnelles ou équivalent.

Expérience

• Minimum de 4 ans d’expérience dans un rôle administratif ;
• Une expérience dans le domaine pharmaceutique et/ou en CRO (organisme de recherche sous contrat) sera considérée comme un atout.

Connaissances et compétences

• Connaissance intermédiaire/avancée de la suite Microsoft Office (Excel, Word) ;
• Bilinguisme français / anglais (oral et écrit) ;
• Fait preuve d’une capacité d’apprentissage rapide et de curiosité intellectuelle ;
• Apprécie le travail d’équipe ;
• Bonnes compétences en analyse ;
• Capacité à faire preuve de créativité ;
• Sens de l’organisation et orientation vers les solutions ;
• Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément ;
• Intégrité, rigueur et minutie ;
• Autonomie ;

Bonne connaissance des bonnes pratiques cliniques (BPC) ainsi que des règlements/directives applicables de Santé Canada et de la Food and Drug Administration (FDA).

L’environnement de travail

Chez Indero, vous travaillerez avec des collaborateurs compétents et dynamiques. Nos valeurs sont la collaboration, l’innovation, la fiabilité et la réactivité. Nous offrons un environnement de travail stimulant et des possibilités d’avancement intéressantes.

En tant qu'Assistant(e) Administratif(ve) Principal(e) vous bénéficierez des avantages suivants :

• Horaire de travail flexible
• Poste permanent à temps pleinGamme d’avantages sociaux (assurances médicales, dentaire, vision, régime de retraite, vacances, journées personnelles, clinique médicale virtuelle, rabais sur le transport en commun, activités sociales) 
• Bureau à proximité du transport en commun (métro Saint-Laurent ou métro Sherbrooke) 
• Avantages sociaux complets (soins médicaux, soins dentaires, soins de la vue, REER, vacances, jours personnels, clinique médicale virtuelle, rabais sur le transport en commun, activités sociales)
• Formation et perfectionnement continu

À propos Indero

Indero est une entreprise de recherche clinique contractuelle (CRO) spécialisée en dermatologie. Depuis ses débuts en 2000, notre entreprise à taille humaine bénéficie d’une solide réputation autant pour la qualité de la recherche effectuée que pour la qualité des soins offerts, dépassant les attentes de ses clients. Basé à Montréal, Indero continue aujourd’hui sa croissance en Amérique du Nord et en Europe. 

Indero s’engage à assurer une approche équitable ainsi que des opportunités équivalentes pour tous les candidats. À ce titre, Indero fournira sur demande des accommodations aux candidats ayant un handicap, et ce, à travers toutes les étapes du processus de recrutement, si demandé. 

Indero accepte uniquement les candidats pouvant légalement travailler au Canada. 

Le genre masculin est utilisé sans discrimination et dans le seul but d'alléger le texte.