Administrative Operations Specialist - Spécialiste des opérations administratives

Administrative Operations Specialist
Montreal, Quebec | Full-Time Contract
Administrative / Clerical | 5-8 Years Experience

• Manage all day-to-day functional operations and apply IT systems to support workflows
• Prepare specialized routine reports, correspondence, and statistical summaries
• Maintain records and filing systems, including data entry into computer systems, Office applications, and specialized software packages
• Complete routine reports to support decision-making processes within the assigned area
• Perform administration of programs, projects, and processes specific to the organizational unit served
• Coordinate with cross-functional teams to ensure smooth operational flow and timely deliverables
• Support continuous improvement of administrative processes and documentation standards

• 5 to 8 years of experience in an administrative, operations, or clerical support role
• Proficiency with Microsoft Office applications (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)
• Experience with specialized software packages and IT systems
• Strong attention to detail with the ability to produce accurate reports and maintain organized records
• Excellent written and verbal communication skills
• Self-motivated and able to manage multiple tasks and priorities independently
• Strong organizational and time management skills

• Post-secondary education in business administration, office management, or a related field
• Experience working in an engineering, industrial, or energy sector environment
• Familiarity with ERP systems (e.g., SAP) or project management tools
• Bilingual proficiency in English and French

• Potential for the assignment to extend beyond 13 weeks and convert to a permanent position
• Full support and training on client-specific systems and processes will be provided

• Competitive compensation based on experience and qualifications
• Opportunities for overtime based on operational requirements
• Life insurance: $100,000 employee / $10,000 spouse / $5,000 per child
• AD&D insurance with critical illness and cancer coverage
• Extended health care: drugs, hospital, hearing, orthotics, nursing
• Paramedical services: chiro, physio, massage, mental health (annual coverage)
• Vision care: glasses, contacts, laser surgery, and exams
• Dental care: 80% basic ($2,500), 50% major ($2,500), $2,500 ortho for children
• Travel insurance: up to $5,000,000 per incident (trips up to 90 days)
• Ongoing training and career development support

• Gérer toutes les opérations fonctionnelles quotidiennes et appliquer les systèmes informatiques pour soutenir les flux de travail
• Préparer des rapports spécialisés de routine, de la correspondance et des résumés statistiques
• Maintenir les dossiers et les systèmes de classement, y compris la saisie de données dans les systèmes informatiques, les applications Office et les logiciels spécialisés
• Compléter les rapports de routine pour soutenir les processus décisionnels dans le secteur assigné
• Effectuer l'administration des programmes, projets et processus propres à l'unité organisationnelle
• Coordonner avec les équipes interfonctionnelles pour assurer un flux opérationnel fluide et des livrables ponctuels
• Soutenir l'amélioration continue des processus administratifs et des normes de documentation

• 5 à 8 ans d'expérience dans un rôle de soutien administratif, opérationnel ou de bureau
• Maîtrise des applications Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)
• Expérience avec des logiciels spécialisés et des systèmes informatiques
• Grand souci du détail avec la capacité de produire des rapports précis et de maintenir des dossiers organisés
• Excellentes compétences en communication écrite et verbale
• Autonome et capable de gérer plusieurs tâches et priorités de manière indépendante
• Solides compétences organisationnelles et en gestion du temps

• Formation postsecondaire en administration des affaires, gestion de bureau ou domaine connexe
• Expérience dans un environnement d'ingénierie, industriel ou du secteur énergétique
• Connaissance des systèmes ERP (ex. : SAP) ou des outils de gestion de projet
• Bilinguisme anglais-français

• Possibilité de prolongation au-delà de 13 semaines et de conversion en poste permanent
• Formation et soutien complets sur les systèmes et processus spécifiques au client seront fournis

• Rémunération compétitive selon l'expérience et les qualifications
• Possibilités de temps supplémentaire selon les besoins opérationnels
• Assurance vie : 100 000 $ employé / 10 000 $ conjoint(e) / 5 000 $ par enfant
• Assurance DMA avec couverture maladie grave et cancer
• Soins de santé complémentaires : médicaments, hôpital, audition, orthéses, soins infirmiers
• Services paramédicaux : chiro, physio, massage, santé mentale (couverture annuelle)
• Soins de la vue : lunettes, lentilles, chirurgie au laser et examens
• Soins dentaires : 80 % de base (2 500 $), 50 % majeurs (2 500 $), 2 500 $ orthodontie enfants
• Assurance voyage : jusqu'à 5 000 000 $ par incident (voyages jusqu'à 90 jours)
• Formation continue et soutien au développement de carrière

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