Adjoint.e administratif.ve principal.e, Opérations mondiales et Fiscalité

Au sein de la PVP Direction financière et technologie de l’information, la personne titulaire soutient les équipes Opérations Mondiales et Fiscalité dans la réalisation des objectifs d’affaires en réalisant les tâches qui lui sont confiées dans toutes les sphères d’activité respectives, en développant et en utilisant des outils de façon optimale, en fournissant des informations de qualité, et en temps requis, et en favorisant la collaboration et le travail d’équipe.

Ce que vous ferez

• Support administratif, gestion d’agenda et communication pour la vice-présidente Opérations Mondiales et le vice-président Fiscalité ainsi que les membres de leur équipe, en organisant des rencontres, en gérant les conflits d’horaire et en assurant la prise de note et les suivis nécessaires ;

• Appuyer la conception et la mise en page de présentations (PowerPoint ou autres outils), en effectuant notamment la révision linguistique et la mise en forme de documents afin d’assurer la qualité et la cohérence ;

• Accueil des visiteurs (inscription dans l’outil de gestion des visiteurs, les accueillir physiquement, organiser la salle) ;

• Planifier et organiser les déplacements d’affaires : autorisations, réservations, logistique ;

• Préparer et réviser les comptes de dépenses et faire les suivis nécessaires ;

• Facturation, demandes d’achat, optimisation des outils et du processus liés à la facturation pour la Vice-présidence Fiscalité

• Coordonner l’obtention de signatures de documents légaux via DocuSign et faire les suivis nécessaires ;

• Procéder à la gestion de l’arrivée des nouveaux collègues et collaborer à leur intégration ;

• Mettre à jour le calendrier des déplacements de l’équipe et des comités internes ;

• Effectuer diverses tâches de soutien : commande de fournitures, courrier, messagerie, etc. ;

• Organiser des activités et des événements d’équipes ;

• Participer à certaines rencontres et comités selon les besoins ;

• Appuyer de nombreuses personnes au sein des équipes et collaborer avec un grand nombre de collègues, incluant un réseau interne d’adjoint.e.s.

Ce qui vous distingue

• Capacité à travailler dans un environnement évolutif et en changement ;

• Proactivité et esprit d’initiative ;

• Aptitude à apprendre et utiliser efficacement les outils technologiques et financiers ;

• Rigueur, sens de l'organisation, de la planification et des priorités ; 

• Communication efficace et bonnes habiletés relationnelles.

• Capacité à travailler en équipe et à collaborer de manière transversale; 

• Bonne tolérance au stress.

Ce que vous apportez

• Diplôme d’études collégiales ou universitaires en administration (ou toute autre discipline jugée équivalente);

• Minimum de dix (10) ans d’expérience pertinente;

• Une combinaison équivalente de scolarité et d’expérience sera prise en considération;

• Excellente maîtrise des applications Microsoft Office et connaissance de l’outil Sharepoint;

• Souplesse au niveau de l’horaire pendant les périodes de pointe;

• Maitrise du français et de l’anglais*, tant à l’oral qu’à l’écrit.

*Interactions orales et/ou écrites avec des partenaires externes basés à l’extérieur du Québec (par exemple, fournisseurs de services, cabinets d’avocats, pairs, banquiers, firmes de courtage, firmes d’analyse de crédit, agences de crédits, etc.).

Sentir que mon rôle est important. Avoir du plaisir au quotidien. Pouvoir évoluer au rythme de mes ambitions. Obtenir une rémunération à la hauteur de ma contribution. C’est l’expérience professionnelle que m’offre La Caisse!

Nous consultons avec attention chaque candidature et nous contacterons directement les personnes retenues pour une entrevue.

La Caisse offre des chances d’emploi égales à tous et toutes. Elle invite les femmes, les membres des minorités visibles et ethniques, les personnes autochtones et les personnes handicapées à présenter leur candidature. Si cette offre d’emploi vous motive, mais que vous ne correspondez pas à tous les critères, contactez-nous quand même!

La Caisse s’engage également à poursuivre la promotion de l’équité, de la diversité et de l’inclusion comme valeur clé et à en faire une source d’enrichissement et de fierté pour l’ensemble de ses employé.e.s. Veuillez nous informer si votre condition actuelle nécessite des mesures d’adaptation dans le cadre du processus de recrutement.

La Caisse représente la Caisse de dépôt et placement du Québec et ses filiales.